Webex adalah salah satu platform populer untuk mengadakan meeting online yang efektif dan efisien. Apakah Anda sering menggunakan Webex namun merasa masih banyak yang bisa ditingkatkan? Jangan khawatir. Di artikel ini, kita akan melihat cara-cara mudah untuk memaksimalkan penggunaan Webex Anda agar dapat menyelenggarakan webinar dan meeting online dengan lebih baik.
Mengatur Jadwal Meeting
Langkah pertama dalam menggunakan Webex adalah mengatur jadwal meeting. Ini penting untuk memastikan semua peserta mengetahui waktu dan bisa mempersiapkan diri dengan baik. Anda bisa dengan mudah mengatur jadwal melalui dashboard Webex.
1. **Login ke Akun Webex:** Pastikan Anda sudah memiliki akun Webex. Masuk ke dashboard dengan menggunakan kredensial yang Anda punya.
2. **Buat Meeting Baru:** Klik tombol untuk membuat meeting baru. Anda akan dihadapkan pada formulir yang meminta detail tentang meeting, seperti judul, deskripsi, waktu, dan daftar peserta.
3. **Kirim Undangan:** Setelah semua informasi diisi, kirim undangan ke peserta melalui email. Webex akan otomatis mengirim undangan dengan link menuju ke room meeting.
Menyetting Room Meeting
Sebelum meeting dimulai, ada baiknya untuk men-setup room meeting sesuai kebutuhan.
1. **Pengaturan Video dan Audio:** Pastikan kamera dan mikrofon Anda berfungsi dengan baik. Ada opsi untuk melakukan tes sebelum meeting dimulai.
2. **Background Virtual:** Jika Anda ingin menambahkan sentuhan profesional, Webex menyediakan pilihan background virtual. Ini bisa membantu menjaga privasi dan memberi kesan yang lebih rapi.
3. **Pengaturan Keamanan:** Anda bisa mengatur apakah peserta bisa langsung masuk atau harus menunggu di "Waiting Room" sebelum diizinkan bergabung. Ini penting untuk menjaga keamanan meeting Anda, terutama jika membahas hal-hal sensitif atau dalam skala besar seperti webinar.
Memulai dan Mengelola Meeting
Ketika waktu meeting tiba, berikut beberapa langkah untuk memulai dan mengelola meeting dengan baik:
1. **Klik Link Meeting:** Biasanya link menuju room meeting akan tersedia di dashboard atau email undangan. Klik link tersebut untuk memasuki room meeting.
2. **Moderator:** Setidaknya siapkan satu orang sebagai moderator. Tugas moderator adalah mengelola jalannya meeting seperti mengatur giliran bicara, memastikan semua peserta kondusif, dan menangani pertanyaan dari peserta.
3. **Menggunakan Fitur Mengangkat Tangan:** Fitur ini membantu peserta untuk meminta giliran bicara tanpa menginterupsi pembicara yang sedang berdiskusi.
Menggunakan Fitur Interaktif
Untuk membuat meeting lebih interaktif dan tidak membosankan, Webex menyediakan berbagai fitur yang bisa Anda manfaatkan.
1. **Share Screen:** Fitur ini memungkinkan Anda untuk berbagi tampilan layar. Sangat bermanfaat jika Anda ingin mempresentasikan dokumen, slide, atau aplikasi lain.
2. **Penggunaan Whiteboard:** Terkadang, menjelaskan sesuatu lebih mudah dilakukan dengan menggambar. Webex menyediakan whiteboard digital yang bisa digunakan bersama-sama.
3. **Polling:** Gunakan fitur polling untuk mengumpulkan opini peserta. Ini bisa menjadi alat yang efektif untuk mendapatkan masukan dengan cepat.
Photo by
Ofspace LLCMenangani Hambatan Selama Meeting
Meskipun kita telah mempersiapkan segala sesuatunya dengan baik, hambatan kadang-kadang bisa terjadi selama meeting. Berikut adalah beberapa tips untuk menangani hambatan tersebut.
1. **Masalah Koneksi Internet:** Kadang-kadang, peserta atau host mungkin mengalami masalah koneksi internet. Pastikan Anda memiliki plan cadangan, seperti menggunakan hotspot dari ponsel atau menginformasikan penghentian sementara jika masalah tidak bisa diatasi segera.
2. **Peserta Tidak Dapat Bergabung:** Jika seorang peserta mengaku tidak bisa bergabung, pastikan mereka menggunakan browser yang kompatibel atau menyarankan untuk mengunduh aplikasi Webex. Kadang-kadang, firewall atau pengaturan jaringan di kantor juga bisa menjadi penghalang.
3. **Gangguan Teknis Lainnya:** Jika ada masalah teknis lainnya seperti layar macet atau audio yang tidak jelas, merestart aplikasi atau perangkat biasanya dapat membantu menyelesaikan masalah tersebut.
Tips Meningkatkan Produktivitas Meeting
Agar meeting Anda lebih produktif dan efektif, berikut adalah beberapa tips yang bisa Anda gunakan:
1. **Buat Agenda Meeting:** Memiliki agenda yang jelas dan dibagikan sebelum meeting akan membantu semua peserta tahu topik apa saja yang akan dibahas. Ini juga membantu dalam menjaga fokus selama meeting.
2. **Waktu Berbicara yang Efisien:** Pastikan semua peserta mendapatkan waktu yang cukup untuk berbicara, namun tetap dalam batas waktu yang telah ditentukan. Ini bisa dilakukan dengan bantuan moderator.
3. **Follow-Up:** Setelah meeting selesai, kirimkan rangkuman atau minutes of meeting kepada semua peserta. Ini penting untuk memastikan semua keputusan tercatat dan aksi selanjutnya jelas untuk semua pihak.
Tips Khusus untuk Webinar Menggunakan Webex
Webex tidak hanya bagus untuk meeting kecil atau internal, tetapi juga sangat powerful untuk menyelenggarakan webinar.
1. **Pilih Topik yang Menarik:** Pastikan topik webinar Anda tidak hanya relevan tetapi juga menarik bagi target audiens. Ini akan membantu meningkatkan partisipasi dan engagement.
2. **Promosikan dengan Baik:** Gunakan semua saluran komunikasi yang Anda miliki, seperti email, media sosial, dan website, untuk mempromosikan webinar. Semakin banyak yang tahu, semakin banyak yang akan ikut.
3. **Menggunakan Panelis:** Jika memungkinkan, undang pakar dalam bidang yang dibahas untuk menjadi panelis. Kehadiran mereka bisa menambah nilai lebih pada webinar.
4. **Engage dengan Peserta:** Saat webinar berlangsung, pastikan Anda melibatkan peserta sesering mungkin melalui polling, sesi Q&A, atau live chat.
5. **Rekaman
Webinar:** Jangan lupa untuk merekam webinar, sehingga bagi peserta yang tidak bisa hadir, mereka masih bisa mengakses materi tersebut nanti.
Mengevaluasi Meeting dan Webinar
Terakhir, jangan lupa untuk selalu mengevaluasi meeting atau webinar yang telah dilaksanakan. Ini bisa membantu Anda dalam memperbaiki apa yang kurang dan mempertahankan apa yang sudah baik.
1. **Survei Peserta:** Mintalah feedback dari peserta melalui survei singkat setelah meeting atau webinar selesai. Anda bisa menggunakan alat seperti Google Forms untuk ini.
2. **Review Internal:** Lakukan review internal bersama tim untuk melihat apa saja yang bisa diperbaiki di kesempatan berikutnya.
3. **Tindak Lanjut:** Lakukan tindak lanjut dengan mengadopsi masukan-masukan yang dianggap penting dan layak untuk diimplementasikan.
Kesimpulan
Menggunakan Webex untuk meeting online atau webinar memerlukan beberapa langkah persiapan dan pengelolaan agar bisa berjalan dengan efektif. Mulai dari mengatur jadwal, men-setup room, hingga memanfaatkan berbagai fitur interaktif yang disediakan oleh Webex. Dengan mengikuti langkah-langkah yang sudah dibahas, Anda bisa mengoptimalkan pengalaman meeting online Anda dan membuatnya lebih produktif.
Apakah Anda masih merasa perlu bantuan lebih lanjut untuk memaksimalkan penggunaan Webex Anda? Jangan ragu untuk menghubungi nomor Whatsapp yang tersedia di bagian bawah website ini. Kami di Hanindo Communication siap membantu Anda menghasilkan meeting online yang lebih efektif dan produktif.
