Secara umum banyak orang mengetahui event organizer adalah sebuah organisasi yang bertugas dalam pelaksanaan sebuah acara. Namun secara detail, masih banyak yang belum mengetahui apa saja tugasnya. Tentunya secara profesional, EO sebenarnya memiliki sistem kerja yang sistematis dan terstruktur.
Tuga EO yang paling penting salah satunya adalah menyusun konsep acara. Dalam konteks ini, EO harus benar-benar bisa memahami apa yang ingin dihasilkan dari sebuah acara dan sesuai dengan keinginan klien.
Nah, apa saja struktur organisasi event organizer dan tugasnya yang jarang diketahui secara detail tersebut?
Tugas dari sebuah EO dalam hal ini membutuhkan kreativitas yang sangat tinggi. Konsep ini berkaitan dengan ide-ide, tema, dan lain sebagainya yang kreatif. Selain itu, konsep acara secara teknis juga harus bisa diwujudkan dalam bentuk acara secara keseluruhan, mulai dari lokasi, waktu, hiburan, pengisi acara, dan sebagainya.
Konsep acara ini harus bisa mencapai tujuan diadakannya sebuah acara. Kesan dari sebuah acara menjadi tolak ukur yang harus bisa didapatkan. Konsep acara yang baik memiliki ciri-ciri pada keunikan acara tersebut.
Tugas selanjutnya setelah menyusun konsep sebagai blue print dari sebuah acara, tentunya harus bisa merumuskannya dalam sebuah teknis acara. Artinya, konsep tersebut harus diterjemahkan dengan baik dalam berbagai bagian di dalam acara tersebut.
Perumusan teknis acara ini harus dilakukan secara mendetail dan jangan sampai terlewatkan hal sekecil apapun. Karena itu dibutuhkan daftar checklist untuk menyebutkan berbagai daftar rumusan acara tersebut.
Untuk melaksanakan rumusan acara yang telah dibuat tentunya EO membutuhkan kisaran anggaran yang dibutuhkan. Hal itu tentunya bisa dilihat dari detail checklist yang telah dibuat.
Secara garis besar anggaran tersebut mencakup beberapa hal, seperti untuk konsumsi, akomodasi, sewa lokasi, sound, dekorasi, dan lain sebagainya. Semua itu harus dihitung secara detail, sehingga pada proses selanjutnya akan bisa dijalankan dengan mudah.
Dalam pelaksanaannya menggarap sebuah acara, organisasi dalam EO sendri memiliki masing-masing tugas dan tanggungjawab. Posisi dalam event organizer_ _tersebut disesuaikan dengan divisi, seperti bagian acara, perlengkapan, dekorasi, dan lain sebagainya.
Pada bagian ini pihak EO akan memberikan kebutuhan pendanaan terkait dengan acara yang akan dilaksanakan. Tentunya EO akan menyodorkan rincian biaya tersebut kepada klien.
Rincian pendanaan dan semua konsep yang telah dibuat oleh EO ini juga bisa dijadikan bahan dalam mencari pendanaan dari luar. Pendanaan tersebut bisa ditujukan kepada para donatur, sponsorship, atau sumber-sumber pendanaan lainnya yang memungkinkan.
Tugas dari EO ini juga menangani persiapan acara. Persiapan acara tersebut bisa dilihat dari skala acara. Jika memang acara membutuhkan jangka waktu yang lama, biasanya EO akan membuat timeline.
Timeline tersebut berguna untuk mempersiapkan berbagai bagian dari acara tersebut jauh-jauh hari. Sehingga pada hari H nantinya acara bisa siap 100%.
Tugas EO tentunya di bagian pelaksanaan acara. Pada tahapan ini EO memegang penuh jalannya sebuah acara. Namun demikian, tentunya ada beberapa hal yang harus dikomunikasikan dengan klien terkait dengan apa saja yang menjadi ranah pihak EO atau pihak penyelenggara.
Dengan adanya komunikasi yang baik tersebut acara tetap menjadi milik penyelenggara, bukan milik dari EO tersebut.
Hanindo *sebagai salah satu *contoh event organizer_ corporate terbaik dengan pengalaman yang panjang tentunya memiliki _profesionalisme yang sangat baik. Sehingga acara apapun tentunya akan berjalan dengan lancar dan berkesan.
Itulah tugas event organizer yang tidak semua orang tahu. Tugas-tugas tersebut menunjukkan bagaimana EO memiliki peran yang sangat besar terhadap berjalannya sebuah acara. EO yang baik tentunya akan membuat acara Anda semakin lebih berkesan.
