Hybrid Event: Apa Saja yang Perlu Dipersiapkan?

Acara hybrid _atau yang dikenal juga dengan istilah _hybrid event** **merupakan penggabungan acara virtual dan tatap muka. Itu artinya, audiens yang tidak bisa bertatap muka langsung tetap bisa mengikuti event _tersebut secara _online.

6 Persiapan Hybrid Event yang Harus Anda Ketahui

Ingin menyelenggarakan _event _keren** **dengan konsep _hybrid _tapi bingung ingin memulai dari mana? Berikut kami jelaskan apa saja persiapan yang harus Anda ketahui.

1. Memastikan Fungsi Operasi di Tempat

Acara hybrid _menggabungkan dua konsep acara sekaligus, yaitu _offline _atau bertatap muka dan _online. Acara tersebut bisa menjadi _event _langka** **dan megah karena akan diikuti oleh banyak audiens.
Persiapan fungsi operasi sangat penting mulai dari tempat, peralatan dan masih banyak lainnya. Lakukan pemeriksaan teknis sebelum memulai acara.

2. Melibatkan Audiens Virtual

Acara hybrid _adalah **sebuah _event yang melibatkan audiens online dan offline _yang bertatap muka. Sebelum acara tersebut berlangsung, Anda harus memastikan bahwa semua audiens terlibat, khususnya audiens virtual.
Pastikan audiens yang mengikuti acara secara _online tidak hanya duduk-duduk pasif saja. Ajak para audiens agar tetap aktif agar mereka juga turut merasakan keseruan acara.
Pilih _platform _online yang bisa melibatkan para audiens agar aktif mengikuti acara tersebut. Contoh _event hybrid **_yang juga melibatkan audiens _virtual _yaitu seperti menggunakan sistem polling, tanya jawab, dan lain-lain.

3. Menetapkan Waktu Acara

Waktu acara sangat penting meskipun terkesan sepele. Pasalnya, mungkin beberapa calon peserta _event _punya waktu yang terbatas. Maka dari itu, carilah waktu yang tepat agar semua calon peserta mengikutinya.
Selain waktu acara, sosialisasikan juga penetapan waktu _event _jauh-jauh hari. Tujuan dari hal ini yaitu agar semua calon peserta bisa melakukan persiapan secara matang.

4. Menghitung Kapasitas Peserta

Selanjutnya, pertimbangkan kapasitas peserta yang akan mengikuti _event _terkait. Penyelenggara harus bisa menetapkan batas jumlah undangan atau tiket bagi audiens yang ingin tatap muka dengan kapasitas tempat.
Jika undangan atau tiket tatap muka sudah habis atau tersebar semua, sisa audiens bisa Anda arahkan pada _virtual event _saja. Dengan begitu, audiens yang hadir bisa Anda gabung baik secara tatap muka maupun _virtual _sehingga bisa dihadiri banyak orang.

5. Menghitung Anggaran Biaya Acara

Ada banyak biaya yang harus Anda siapkan untuk Anda alokasikan. Berikut ini beberapa biaya yang harus Anda siapkan.

• Biaya tempat konvensional untuk tatap muka
• Biaya peralatan untuk tempat virtual
• biaya produksi
• Konektivitas internet di tempat acara
• Katering/makanan dan minuman untuk peserta yang hadir secara tatap muka
• Tim atau kru di lokasi
  Hitung semua kebutuhan di atas, dan totalkan berapa kebutuhan anggaran yang harus Anda siapkan.

  6. Melakukan Analisis Keberhasilan

  Acara hybrid _akan melibatkan banyak peserta. Bahkan mungkin bisa saja berjumlah ribuan peserta yang mengikutinya. Maka dari itu, Anda dan tim harus melakukan analisis mengukur keberhasilan _event.
  Sebagai informasi, tepuk tangan penonton atau audiens bukan ukuran kesuksesan sebuah acara. Untuk mengukur keberhasilan dari sebuah event, Anda harus memiliki parameter tertentu salah satunya dari laporan dan analitik acara.

  Kesimpulan

  Acara hybrid _merupakan sebuah _event _yang dihadiri oleh peserta yang bertatap muka maupun virtual. maka dari itu, Anda harus mempersiapkan _event _tersebut secara matang agar _event _berlangsung sukses dan berkesan bagi setiap peserta yang mengikutinya.
  Bingung mempersiapkan _hybrid event? Kini Anda bisa mengonsultasikannya, atau bekerja sama dengan Hanindo Communication sebagai salah satu _event organizer _ternama. Anda bisa cek layanannya di Event Organizer Agency.