Secara umum RUPS (Rapat Umum Pemegang Saham) merupakan organ pemegang kewenangan eksklusif dan tertinggi pada sebuah PT (Perseroan Terbatas), dengan batasan sesuai aturan UU No. 40 Tahun 2007 dan/atau anggaran dasar. Terbagi menjadi 2 jenis, yaitu Rapat Umum Pemegang Saham Tahunan (RUPST), dan Rapat Umum Pemegang Saham Luar Biasa (RUPSLB). Tujuan penyelenggaraan utamanya adalah mengkonfirmasi laporan tahunan PT. Hal-hal yang tercantum dalam laporan tahunan tersebut seperti laporan keuangan, laporan kegiatan, laporan pengawasan, dan rincian masalah yang timbul, serta gaji dan tunjangan untuk tahun mendatang.
Penyelenggaraan Rapat Umum Pemegang Saham dilakukan tiap tahun dan sesuai ketentuan perundangan batas maksimalnya adalah pada akhir bulan Juni. Biasanya dalam proses penyelenggaraannya, pihak PT akan bekerja sama dengan pihak event organizer untuk mengatur akomodasi penyelenggaraan, mulai dari tempat, sound system hingga konsumsi. Namun, di tengah pandemi virus Corona yang masih melanda Indonesia hingga kini, penyelenggaraan Rapat Umum Pemegang Saham tampaknya terkendala karena ada himbauan pemerintah agar masyarakat melakukan social distancing dan physical distancing untuk mendukung upaya penanganan pandemi virus Corona.
Terkait hal tersebut, Otoritas Jasa Keuangan (OJK) kemudian mengumumkan perpanjangan batas waktu penyelenggaraan Rapat Umum Pemegang Saham yang semula 30 Juni 2020 menjadi 31 Agustus 2020. Selain itu, mekanisme pelaksanaannya juga dibolehkan dilakukan secara digital. Nah, di bawah ini kami akan mengulas tentang bagaimana cara menjalankan RUPS digital bersama Hanindo. Mari simak bersama.
Kebijakan menjalankan Rapat Umum Pemegang Saham secara digital telah diatur dalam Peraturan Otoritas Jasa Keuangan (POJK) No. 16/POJK.04/2020 tentang Pelaksanaan Rapat Umum Pemegang Saham Secara Elektronik. Dasar pertimbangan peraturan ini adalah Pasal 23 ayat (1) Peraturan Pemerintah Pengganti Undang-Undang No. 1 Tahun 2020 tentang Kebijakan Keuangan Negara dan Stabilitas Sistem Keuangan Untuk Penanganan Pandemi COVID-19 (virus Corona). Berdasarkan peraturan POJK tersebut, setiap PT yang terdaftar dapat memanfaatkan sarana media elektronik digital seperti video telekonferensi untuk menjalankan Rapat Umum Pemegang Saham atau disebut juga e-RUPS. Dalam pelaksanaannya, e-RUPS diselenggarakan oleh penyedia e-RUPS yaitu lembaga yang ditunjuk oleh OJK beserta sistem yang disediakan oleh PT.
Penyedia e-RUPS harus memenuhi kewajiban mengajukan permohonan sebagai penyedia e-RUPS kepada OJK dan menetapkan aturan prosedur dan tata cara menjalankan e-RUPS, dalam jangka waktu maksimal 6 bulan sejak berlakunya POJK tersebut. Adapun persyaratan yang harus dipenuhi untuk menjalankan e-RUPS antara lain :
1. Informasi rencana menjalankan e-RUPS harus dimuat dalam surat pemberitahuan acara Rapat Umum Pemegang Saham kepada OJK, surat pengumuman dan surat undangan kepada para pihak.
2. Secara fisik menjalankan Rapat Umum Pemegang Saham yang dihadiri para pimpinan, satu anggota Dewan Komisaris dan satu anggota Dewan Direksi
3. e-RUPS diselenggarakan di tempat yang sama dimana Rapat Umum Pemegang Saham secara fisik terselenggara
4. Para pemegang saham boleh hadir secara fisik atau secara digital
Untuk prosedur dan tata cara serta mekanisme menjalankan e-RUPS setidaknya harus mengatur beberapa hal berikut :
● Syarat dan cara mendaftar serta pemberian hak akses menggunakan e-RUPS, serta pembatalan pendaftaran
● Biaya mendaftar dan/atau menggunakan e-RUPS
● Cara menggunakan e-RUPS
● Hak dan kewajiban pihak yang menggunakan e-RUPS
● Pembatasan hak akses untuk menggunakan e-RUPS
● Ketersediaan, keutuhan dan kerahasiaan informasi tentang Rapat Umum Pemegang Saham saat e-RUPS
● Mekanisme pengambilan data dan pelaporan
● Perlindungan data pribadi sesuai ketentuan hukum
● Penghentian penyediaan layanan sementara pada para pengguna e-RUPS
● Pembukaan e-RUPS
● Penetapan jumlah minimum kehadiran (kuorum)
● Pembahasan pendapat maupun pertanyaan yang diajukan para pengguna saham di setiap mata acara e-RUPS
● Penetapan keputusan di setiap mata acara, yang mana pengambilan keputusan berdasarkan kuorum
● Penutupan e-RUPS
Sekian ulasan kami tentang cara menjalankan RUPS digital di saat pandemi virus Corona. Semoga bermanfaat.
