Di kondisi normal sebelum pandemi COVID-19 melanda, kegiatan diskusi, workshop, meeting dan seminar biasanya diselenggarakan di suatu tempat khusus dan dengan bantuan event organizer (EO) karena melibatkan banyak orang (massa). Namun, sepanjang masa pandemi COVID-19 belum dinyatakan usai oleh pemerintah seperti saat ini, seluruh kegiatan tersebut masih dihimbau untuk dilakukan secara online, atau istilah populernya webinar (web-based seminar) dengan memanfaatkan apkikasi video call conference. Karena memanfaatkan aplikasi video call conference, banyak orang menganggap sepele kegiatan webinar dan menyamakannya dengan video call biasa. Padahal, keduanya sangat berbeda. Ada banyak hal yang harus dipahami sebelum melakukannya, misalnya tentang segala fitur yang ada pada aplikasi video call conference dan panduan etika ketika menjadi peserta video conference.
Mungkin ada diantara Anda yang belum pernah melakukan webinar dan sedang bingung karena dalam waktu dekat Anda dijadwalkan kantor untuk menjadi pesertanya. Pasti Anda merasa khawatir bagaimana jika melakukan kesalahan karena tidak terbiasa bukan? Jangan khawatir, untuk mengantisipasi kesalahan, mari simak ulasan kami tentang apa saja contoh kesalahan yang bisa dihindari saat webinar berikut ini.
1. Tidak Menggunakan Ruangan Khusus dan Tertutup
Contoh kesalahan yang pertama, pada kegiatan online meeting misalnya, meski dilakukan di rumah tetap bersifat resmi dan membahas hal yang serius. Nah, untuk mengantisipasi gangguan yang dapat menghambat jalannya kegiatan akan lebih baik jika Anda menggunakan ruangan khusus dan tertutup. Jangan sampai ketika Anda sedang online meeting bersama bos perusahaan misalnya, akibat situasi sekitar Anda bising karena anak-anak Anda sedang bermain kejar-kejaran tertangkap kamera, para peserta meeting online termasuk bos perusahaan Anda jika kurang fokus. Aduh, bisa malu! Jika semua peserta online meeting menggunakan ruangan khusus dan tertutup, dijamin semua orang pasti bisa lebih fokus dan meeting pun bisa berjalan lancar. Oh ya, pastikan ruangan yang digunakan juga tertata rapi, pencahayaannya cukup dan usahakan pakaian yang Anda kenakan bersih dan sopan agar enak dipandang ya!.
2. Tidak Mempelajari dan Mengetes Dulu Fitur Aplikasi Video Call Conference
Contoh kesalahan yang kedua misalnya, sebelum online meeting dimulai banyak orang tidak mempelajari dan mengetes dulu semua fitur aplikasi video call conference yang akan digunakan, contohnya terkait fitur password, screen sharing, file transfer, dan audio mute. Jadi, di tengah meeting mereka kebingungan sendiri, salah pencet fitur dan malah mengganggu kegiatan meeting. Maka itu, sebaiknya pelajari dan tes dulu semua fitur yang ada. Kemudian jangan lupa cek apakah kamera dan audio laptop/PC Anda sudah berfungsi dengan baik. Begitu juga dengan koneksi internet Anda. Pastikan sudah dalam kondisi ON dan stabil ya.
3. Lupa Mengaktifkan Fitur “Mute” Setelah Selesai Bicara
Contoh kesalahan yang ketiga, pada kegiatan online meeting seringkali orang lupa mengaktifkan tombol “Mute” setelah selesai bicara. Akibatnya, suara minor yang seharusnya tidak terdengar (seperti suara batuk, senandung bahkan ketikan keyboard) tapi karena mikrofon gadget bersifat sensitif jadi tetap terdengar. Hal ini tentu bisa sangat mengganggu. Jadi, jangan lupa aktifkan fitur “Mute” setelah selesai bicara ya, agar tidak mengganggu kegiatan yang sedang berjalan.
4. Menginterupsi Pembicaraan
Contoh kesalahan yang keempat, saat sedang seminar online misalnya, hindari menginterupsi pembicaraan peserta lainnya. Jika Anda mempunyai pertanyaan, lebih baik tunggu sampai sesi tanya jawab dimulai atau berikan tanda ingin bertanya dengan mengangkat tangan ke arah kamera, agar host dapat melihatnya dan memberikan kesempatan Anda untuk bertanya.
5. Tidak Fokus dan Tidak Menghadap Kamera
Untuk contoh kesalahan yang terakhir, karena umumnya kegiatan online dilakukan di rumah, biasanya orang jadi terlalu santai dan tergoda mengerjakan hal lain, seperti bermain instagram melalui smartphone, hingga tidak fokus terhadap jalannya kegiatan dan tidak menghadap kamera. Usahakan bersikaplah profesional dengan menjaga fokus dan menghadap kamera selama kegiatan berlangsung.
Nah, itulah ulasan kami tentang 5 kesalahan yang bisa Anda hindari saat melakukan webinar. Pastinya Anda bisa meminimalisir kesalahan tersebut lewat kerjasama dengan Hanindo selaku penyedia jasa untuk webinar. Hanindo akan memastikan nahwa penyelenggaraan webinar perusahaan Anda dapat berjalan dengan lancar. Semoga bermanfaat!
