Webinar atau seminar online menjadi kegiatan yang telah bersahabat kala pandemi berlangsung. Selain tidak memakan terlalu banyak biaya, webminar tidak menimbulkan risiko menciptakan klaster baru karena audiens dapat menghadiri dari mana saja mereka sedang berada saat itu. Webinar semakin populer, banyak perusahaan berlomba-lomba menyelenggarakan acara tersebut dengan berbagai tujuan sehingga menimbulkan persaingan yang cukup ketat. Oleh karena itu, Anda perlu melakukan 5 hal berikut agar sukses selenggarakan seminar secara online.
Ingin menjalankan seminar secara online? Agar berjalan dengan lancar, perhatikan 5 hal berikut ini.
Menentukan Tujuan
Sebelum menyelenggarakan webinar, pastikan Anda telah menentukan tujuan untuk apa seminar tersebut digelar. Adapun tujuan webminar diselenggarakan adalah untuk strategi pemasaran, meningkatkan branding perusahaan, edukasi, maupun tempat berdiskusi. Penentuan tujuan akan mempermudah Anda dalam menyusun materi dan susunan acara seminar. Selain itu, Anda dapat menentukan target audiens serta memilih strategi promosi yang tepat dan efisien agar seminar daring ini sukses.
Menyusun Acara dengan Tepat
Setelah menentukan tujuan menyelenggarakan seminar online, langkah selanjutnya Anda perlu menyusun acara. Yang harus Anda perhatikan adalah susunan acara mulai dari durasi seminar, pembukaan, materi inti, hingga penutup. Pastikan bahwa semuanya tersistem dengan baik. Anda bisa menyampaikan susunan acara kala pembukaan seminar. Hal tersebut cukup penting mengingat audiens memiliki kesibukan masing-masing. Kita tidak tahu kesibukan audiens, oleh karena itu penyampaian round down akan membantu audiens mengira-ngira berapa durasi yang dibutuhkan untuk mengikuti materi seminar. Bisa jadi audiens memang ingin mengikuti acara inti saja, yakni penyampaian materi. Pastikan pula bahwa acara berjalan sesuai dengan waktu yang ditentukan. Jangan sampai susunan acara yang telah Anda sampaikan molor. Ini berpotensi membuat audiens merasa bosan, bahkan beberapa dari mereka akan meninggalkan seminar sebelum acara inti dimulai.
Memilih Narasumber yang Kompeten
Narasumber sangat berpengaruh pada kesuksesan acara seminar online yang akan Anda selenggarakan. Pembicara harus berkompeten dan memiliki kapasitas yang sesuai dengan tujuan seminar. Hal ini bertujuan agar penyampaian materi tidak menimbulkan kesalahpahaman. Pilihlah narasumber yang cakap, memiliki karakter yang kuat, interaktif, dan jam terbang yang mumpuni. Pembicara yang menguasai materi akan melibas habis pertanyaan audiens yang sering kali di luar dugaan.
Menentukan Waktu yang Tepat
Ketika tujuan, susunan acara, materi, dan pembicara telah siap dan terkonfirmasi, maka saatnya Anda menentukan waktu penyelenggaraan webminar atau seminar secara online. Hindari memilih waktu saat jam-jam sibuk dan hari berkumpul keluarga. Sebenarnya menentukan waktu webminar merupakan pekerjaan yang gampang-gampang susah. Karena acara diselenggarakan secara daring, maka jelas lebih fleksibel dari segi tempat karena audiens tidak perlu mendatangi lokasi seminar. Namun, pemilihan waktu yang salah pun akan berdampak pada ketidakhadiran audiens kala seminar berlangsung, meski itu secara daring sekalipun. Umumnya waktu ideal untuk menyelenggarakan seminar online adalah rentang pukul 11 hingga 2 siang. Adapun platform yang bisa Anda manfaatkan untuk acara seminar darig antara lain aplikasi Zoom, Skype, Google Meet, dan sebagainya.
Melakukan Promosi yang Tepat
Setelah semua persiapan acara usai, langkah selanjutnya adalah melakukan promosi secara gencar dan tepat. Buatlah poster yang eye catching, desain menarik, serta mengandung kata-kata persuasif. Anda bisa memanfaatkan sosial media, situs perusahaan, dan jasa iklan online untuk menyebarkan informasi mengenai webminar tersebut. Promosi menggunakan teknologi digital akan lebih mudah tersebar luas dengan biaya yang lebih murah. Anda bisa membuat promosi atau event selama mempromosikan webminar. Contoh sederhana yang bisa Anda coba adalah dengan memberi reward berupa souvenir atau potongan harga tiket bahkan gratis tiket kepada calon peserta yang dapat mengajak sejumlah peserta.
Menyelenggarakan seminar secara daring bukan pekerjaan yang mudah. Persiapan harus dilakukan secara matang dan sistematis. Namun apabila Anda berhasil membuat seminar online sukses, untuk menyelenggarakan seminar selanjutnya akan menjadi lebih mudah.
