Menyelenggarakan sebuah rapat penting seperti RUPS bukanlah suatu perkara yang mudah. terutama pada masa pandemi seperti sekarang yang mengharuskan masyarakat untuk menerapkan social distancing. Rangkaian acara yang semula dilakukan secara tatap muka, kini harus dilakukan secara online. Dalam situasi seperti ini, peran Event Organizer (EO) seperti Hanindo sangatlah dibutuhkan untuk dapat membantu dalam mensukseskan rangkaian acara yang telah direncanakan. Tugas dari EO adalah membantu kliennya dalam menyelenggarakan sebuah acara seperti perlombaan, seminar, maupun rapat penting. Walaupun harus sedikit mengeluarkan biaya, namun keuntungan akan lebih banyak didapatkan jika acara tersebut diadakan dengan bantuan jasa yang lebih profesional.
Rapat Umum Pemegang Saham merupakan sebuah rapat yang diselenggarakan oleh direksi dimana acara ini umumnya diadakan di lokasi Perseroan. Dalam forum ini, para pemegang saham memiliki wewenang untuk meminta keterangan baik dari komisaris maupun direksi, serta mengambil keputusan atas perusahaan tersebut. Adapun tujuan dari rapat umum ini adalah menyetujui laporan-laporan yang berkaitan dengan Perseroan Terbatas. Dalam hal ini, menyelenggarakan rapat berbasis online pada saat ini sangatlah penting dan perlu persiapan yang matang. EO adalah salah satu upaya terbaik untuk mewujudkan itu semua. Berikut beberapa alasan yang perlu anda ketahui mengenai manfaat EO bagi acara Rapat Umum Pemegang Saham.
1. Rangkaian acara dapat lebih terorganisir
Ketika rapat umum sedang berlangsung, kadangkala ditemukan suatu kondisi dimana para peserta rapat mulai merasa bosan akan pemaparan laporan yang disampaikan oleh direksi, sehingga rapat perlahan mulai berjalan dengan tidak efektif. Ditambah lagi, rapat berlangsung secara online yang memperbesar peluang para audiens untuk bosan. Pada kondisi seperti ini, Jasa EO sangatlah dibutuhkan. EO dapat menyiasati susunan acara sehingga anda tidak perlu khawatir akan rapat yang membosankan.
2. Lebih efisien
Penggunaan jasa EO dalam menyelenggarakan sebuah rapat dapat membantu Anda untuk lebih mengefisienkan waktu. Pasalnya, EO akan mengatur rangkaian acara sebaik mungkin, sehingga dapat lebih menghemat waktu dan tenaga untuk mengerjakan hal lain yang tidak kalah penting.
.jpg)
3. Mampu mengantisipasi kendala yang tidak terduga
Sebagus-bagusnya suatu rencana, terkadang ada saja kendala yang menyertainya. Begitu juga dalam menyelenggarakan rapat umum. Kendala seperti peralatan yang kurang memadai hingga tidak hadirnya sebagian dari anggota rapat akan mempengaruhi keberlangsungan acara. Oleh karena itu, peran EO dengan pengalaman dimilikinya akan membantu mengantisipasi kendala tersebut.
4. Dapat saling memberikan saran
Bagi Anda yang baru mengadakan RUPS untuk pertama kalinya, pasti membutuhkan bantuan untuk mengatur keberlangsungan acara. Penggunaan jasa EO dapat menjadi salah satu solusi untuk mengatasi hal tersebut. Pasalnya, EO akan memberikan saran terbaik yang mampu membuat acara berjalan dengan lancar. Ditambah lagi, EO memiliki kumpulan orang-orang yang ahli dan berpengalaman, serta mempunyai reputasi yang baik di bidangnya.
5. Membantu Menyelesaikan Acara Lebih Cepat
Tugas dari direksi tidak hanya mengadakan rapat umum semata, masih banyak tugas lain yang harus dilaksanakan seperti mengurus perusahaan hingga mempersiapkan laporan tahunan. Dengan menggunakan jasa EO acara bisa dikendalikan lebih terarah, serta berjalan dengan lebih cepat karena segala persiapannya sudah matang dan tertata. Anda akan terbantu dan dapat fokus dalam menjalankan tugas lainnya.
Itulah beberapa alasan mengapa anda tetap harus menggunakan EO dalam penyelenggaraan RUPS digital. Peran EO disini memanglah penting. Namun, terlepas dari semua itu, persiapan yang matang dari dewan direksi terkait laporan yang akan dimintai keterangan sangatlah penting. Karena persiapan yang baik, akan menghasilkan hasil yang baik pula.
