Saat ini semua orang menginginkan segala sesuatu bisa dilakukan secara instan. Seperti contohnya dalam mengadakan suatu acara, baik itu pribadi maupun acara perusahaan. Hingga saat ini tersedia banyak sekali penyedia jasa event organizer yang siap membantu mempersiapkan dan memastikan acara berjalan dengan lancar.
Jika perusahaan Anda akan mengadakan suatu acara, Event Organizer (EO) akan berperan penting dalam mengorganisir acara tersebut. Mereka memiliki tim yang memiliki job desk masing-masing, mulai dari menyusun konsep acara, membuat dekorasi, mengontrol berjalannya acara, dan berbagai keperluan lainnya..
Keuntungan Menggunakan Jasa Event Organizer
Berikut ini merupakan beberapa keuntungan yang akan Anda dapatkan ketika menggunakan jasa event organizer terbaik:
Konsep Acara Lebih Tertata
EO biasanya juga bisa membantu menyusunkan konsep untuk acara yang akan Anda selenggarakan. Umumnya, akan dilakukan beberapa pertemuan antara klien dengan pihak EO, untuk membahas tentang konsep acara. Di situ akan dibahas mulai dari persiapan, penyusunan konsep, hingga prosesi acara.
Menyesuaikan Anggaran
Mungkin jika Anda mengurus segala persiapan sendiri akan terjadi masalah di anggaran. Hal tersebut karena tidak adanya penyusunan anggaran yang baik. Maka dari itu, dibutuhkan EO guna membantu Anda dalam menata anggaran secara efisien, sehingga tidak terjadi pemborosan.
Menghemat Tenaga dan Waktu
Tidak hanya menghemat anggaran saja, Anda juga bisa menghemat tenaga dan waktu. Pasalnya, setelah dilakukan pembahasan dengan klien, tim EO akan berjalan sendiri dalam mengurus acara. Selain itu, dari pihak EO akan selalu memberikan update perkembangan dalam mempersiapkan acara.
Memiliki Solusi Permasalahan
Meskipun sudah melakukan persiapan dengan matang, tak menutup kemungkinan muncul beberapa kendala tak terduga. Misalkan acara dilakukan di ruangan terbuka dan tiba-tiba hujan.
Tenang, jika Anda memilih EO dengan tepat, pasti sudah ada persiapan atau rencana alternatif untuk mengatasi kendala tersebut.
Manajemen Waktu yang Bagus
Para EO profesional pasti sudah berpengalaman dan memiliki skill manajemen waktu yang baik. Biasanya bagian paling sulit adalah ketika mengatur para peserta untuk segera mengikuti prosesi acara.
Nah, mereka akan mengatasi semua itu sehingga acara akan terselenggara tepat waktu dan tidak molor dari jadwal yang sudah ditetapkan.
Kerugian Menggunakan Jasa Event Organizer
Sebenarnya, ketika Anda memakai jasa EO, ada lebih banyak keuntungan dibandingkan ruginya. Namun tentu saja risiko ini tetap bisa muncul terutama jika Anda kurang tepat dalam memilih EO, yang malah akan menimbulkan kerugian.
Misalkan ingin mengadakan acara di Jakarta, Anda harus memilih penyedia jasa event organizer jakarta yang sudah terpercaya. Mengapa? Agar tidak terjadi kesalahan yang menyebabkan acara tidak berjalan dengan lancar. Berikut beberapa kerugian ketika Anda kurang tepat dalam memilih jasa event organizer terkenal.
Keterlambatan Acara
Kemungkinan pertama adalah terjadinya kelambatan acara atau acara berjalan tidak sesuai dengan rundown yang telah ditetapkan. Banyak kemungkinan penyebab kendala ini bisa terjadi. Mungkin dari pihak EO yang belum berpengalaman atau terjadi miss communication antara klien dengan EO.
Kurangnya Perlengkapan
Segala jenis kendala dapat terjadi, apalagi kurangnya perlengkapan dalam suatu acara. Misalkan kekurangan konsumsi, kekurangan bunga dekorasi, atau bahkan kekurangan tempat duduk untuk tamu.
Nah, itu menjadi salah satu hal yang perlu diperhatikan. Kuncinya adalah pada komunikasi ketika menyusun konsep acara. Jadi, menjalin komunikasi yang baik antara EO dengan klien itu sangat penting.
Perhitungan Anggaran Tidak Transparan
Anggaran menjadi hal yang paling penting, karena jika tidak ada uang, maka acara pun tidak bisa berjalan. Mengingat biaya event organizer yang lumayan besar, Anda harus lebih teliti dalam memilih EO.
Karena ada banyak penyedia jasa EO abal-abal yang tidak mau terbuka dalam menghitung keperluan acara. Hingga akhirnya uang dibawa kabur dan hilang tanpa jejak.
Bagaimana? Apakah Anda tertarik untuk menggunakan jasa ini? Jika Anda ingin mengadakan acara di Jakarta, Hanindo sebagai penyedia jasa event organizer siap membantu mensukseskan acara Anda.
