Berkembangnya teknologi digital serta adanya pembatasan aktivitas akibat pandemi mulai memunculkan tren baru, yaitu pengadaan virtual event. Selain praktis, event virtual juga bisa menggaet lebih banyak peserta dari berbagai daerah secara fleksibel. Namun masih banyak panitia pelaksana bingung hendak memulai dari mana, bahkan ketika berhasil, tak jarang menemui beberapa kendala teknis. Seperti peserta tidak bisa mengakses link zoomnya atau membatasi interaksi peserta dengan volume besar. Permasalahan tersebut terjadi karena pelaksana atau panitia tidak menjalankan tahap pelaksanaan event secara maksimal. Sekali dua kali masih wajar, karena memang bentuk adaptasi dengan teknologi baru, tetapi bila berkali-kali, bisa menurunkan reputasi.
Apabila ingin membuat event yang lancar menggunakan zoom, Anda perlu memperhatikan 5 tahapan penting, mulai dari perencanaan, persiapan teknologi, persiapan teknis, pemasaran, dan pelaksanaan. 5 tahapan tersebut penting agar eventnya berjalan lancar.
Perencanaan adalah bagian terpenting dalam setiap kegiatan, namun khusus untuk virtual event Indonesia, harus mempertimbangkan beberapa hal. Seperti siapa dan berapa banyak pesertanya, pengalaman apa yang akan peserta dapatkan, serta bagaimana cara mengukur keberhasilan eventnya. Pertanyaan tersebut penting untuk mengukur serta menentukan berbagai persiapan terkait lainnya, misalkan menggunakan zoom meeting biasa atau zoom webinar. Bahkan apakah perlu melakukan mute chat, juga harus mempertimbangkan hal tersebut.
Tahap ini sering terabaikan, padahal penting sekali, yaitu mempersiapkan tools zoomnya. Biasanya penyelenggara hanya mempersiapkan scheduling saja, tetapi ada persiapan lainnya. Seperti menentukan apakah mode webinar atau conference biasa. Apakah sudah mempersiapkan backup plan apabila peserta kesulitan masuk, seperti menyediakan streaming platform, sudahkah mempersiapkan polling, persiapan post attendee URL, dan sebagainya. Pastikan juga mengatur setting chatnya, apakah pembatasan total atau masih bisa koneksi dengan panelis.
Meskipun sudah menggunakan virtual event platform terbaik seperti Zoom, tetap harus mempertimbangkan persiapan teknisnya. Kendala umumnya adalah suara tidak keluar atau kurang jernih, atau share screen tidak berjalan secara optimal. Hal teknis seperti ini harus segera teratasi sebelum pelaksanaan forum, misalnya membuat preparation room sebelum akhirnya membuka forum diskusinya. Dengan demikian tidak ada lagi kendala – kendala teknis yang mengganggu jalannya acara.
Langkah berikutnya adalah melakukan pemasaran, sangat kurang menarik bila pesertanya hanya sedikit. Pemasaran bisa dilakukan dengan beberapa cara mulai dari memperkenalkan melalui acara pre-event. Gambarannya bisa melakukan webinar gratis atau kelas gratis. Pengadaan tersebut selain membantu pemasaran juga membantu membiasakan diri dengan pengadaan event secara virtual. Dengan demikian persiapan Anda untuk mengadakan kegiatan secara digital bisa berjalan lancar tanpa hambatan.
Tahapan terakhir adalah pelaksanaan, ketika pelaksanaan tiba, jangan lupa membagikan ulang link meetingnya. Ingatkan di grup apabila banyak peserta belum hadir di room, biasanya ada peserta yang lupa apabila ada jadwal kegiatan. Selain itu fokus pada pelaksanaan kegiatan, bantulah para panelis menjangkau peserta. Apabila chat dibatasi, sebaiknya berikan gambaran beberapa pertanyaan yang sudah masuk kepada panelis agar semua peserta mengerti pembahasannya. Apabila ada kendala teknis, lakukan backup plan segera.
Mengadakan event secara virtual tidak mudah, ada beberapa tahapan penting yang harus diperhatikan. Kesalahan utama biasanya terletak pada persiapan yang kurang matang, sehingga ketika pelaksanaan banyak sekali hambatan – hambatannya. Apabila Anda dan tim kesulitan dalam hal persiapan dan pelaksanaan, bisa menggunakan virtual event organizer Hanindo. Seluruh tahapan pelaksanaan akan dihandle oleh tim kami, sehingga meminimalisir kendala yang ada ketika pelaksanaan. Selain acara bisa berjalan dengan baik, Anda juga akan mendapatkan reputasi positif karena bisa mengadakan acara tanpa hambatan. Dengan demikian, ketika nanti ada virtual event lagi, antusiasme peserta akan semakin meningkat.
