Seiring berkembangnya zaman, banyak perusahaan yang memegang saham penting yang berdiri di negeri ini. namun dalam aplikasinya, seringkali terjadi misskonsepsi antara pihak perusahaan dengan lainnya mengenai berbagai kegiatan yang dilakukan, keuangan serta permasalahan yang terjadi yang mungkin mempengaruhi kondisi perusahaan. Saat ini, untuk mengetahui bagaimana suatu perusahaan bisa berkembang, salah satunya caranya yakni dengan mengikuti Rapat Umum Pemegang Saham.
Rapat Umum Pemegang Saham (RUPS) merupakan kegiatan rutin yang diikuti oleh banyak perusahaan yang memegang saham untuk bisa menyampaikan kebijakannya dalam menyusun strategi untuk perkembangan perusahaan kedepannya.
Dalam pelaksanaannya, biasanya rapat dibagi dua jenis, yakni rapat tahunan yang diadakan setiap tahun, dan rapat luar biasa yang diadakan kapan saja sesuai kebutuhan dari tiap perusahaan. Adapun tujuan dari terselenggaranya rapat diantaranya melaporkan kegiatan perusahaan, keuangan, nama dewan komisaris dan badan direksi, laporan gaji dan tunjangan, serta berbagai strategi perusahaan yang akan dilakukan untuk kedepannya.
Walaupun merupakan agenda rutin yang sering diadakan, rapat ini harus berjalan baik dikarenakan sifatnya yang formal dan diikuti oleh banyak perusahaan penting pemegang saham. Anda dapat menyewa Event Organizer terbaik yang profesional untuk menyelenggarakan RUPS di tahun 2020. Selain itu, agar berjalan lancar, maka sebaiknya anda memperhatikan tips berikut ini:
1. Perhatikan Syarat Pengajuan Rapat
Syarat dapat diadakannya RUPS salah satunya yakni pemegang saham harus mengajukan permohonan rapat terlebih dahulu kepada dewan komisaris dan juga badan direksi. Tidak hanya itu saja, masih banyak persyaratan yang harus dipenuhi agar pengajuan rapat dapat diterima. Untuk itu, sangat perlu diperhatikan syarat apa saja untuk mengajukan rapat agar dapat segera terlaksana.
2. Pilih Venue yang Tepat
Selain mempersiapkan syarat pengajuan rapat, hendaknya anda juga memperhatikan ruangan yang menunjang jalannya rapat nanti. Perlu diingatkan bahwa acara ini bukan sekedar acara rapat biasa, melainkan rapat mewah yang memerlukan ruang meeting yang luas. Jika ruang meeting tidak mencukupi, anda bisa menyewa jasa EO Jakarta yang didalamnya banyak terdapat fasilitas yang sangat mendukung kelancaran kegiatan. Anda perlu memastikan juga bahwa segala kelengkapan pada venue sudah lengkap agar kegiatan rapat berjalan sukses.
3. Ciptakan Suasana Nyaman
Biasanya, kegiatan rapat ini akan membahas tentang berbagai laporan kegiatan yang terkesan kaku dan membosankan. Untuk itulah, anda perlu menciptakan suasana yang menyenangkan, nyaman, namun tetap berfokus pada tujuan dan agenda yang telah direncanakan.
4. Mencatat Agenda Rapat
Agar tidak membosankan selama rapat, anda perlu mencatat agenda rapat yang akan dilakukan secara sistematis. Anda juga bisa meminta bantuan lainnya mengenai hal apa saja yang memang diperlukan selama kegiatan rapat berlangsung kepada yang ahli di bidangnya. Selain agar rapat berjalan sesuai waktu dan yang ditentukan, kegiatan rapat akan lebih terarah dan terfokus pada apa yang akan menjadi tujuan.
5. Selalu Sediakan Planning Cadangan
Terkadang, ada saja kendala yang tidak disangka-sangka terjadi ketika rapat sedang berlangsung. Misalnya saja kendala dalam hal teknik, tempat ataupun hal lainnya. Untuk menghadapi hal semacam ini, anda harus tenang dan jangan gegabah dalam mengambil keputusan. Sebaiknya, hal yang anda perlu laukan adalah merancang planning cadangan agar bisa digunakan sewaktu-waktu hal yang tidak diinginkan terjadi.
Itulah beberapa tips yang bisa anda lakukan agar RUPS berjalan lancar. Hal terpenting adalah rencanakan segala sesuatu dengan matang, minta bantuan jasa tertentu yang lebih profesional dalam bidang ini agar segalanya dimudahkan, bahkan hingga kegiatan berlangsung.
