Ketika menggelar acara perusahaan memilih layanan event organizer (EO) yang tepat bisa memberikan citra baik kepada perusahaan. Selain kesuksesan acara menjadi jaminannya juga bisa sesuai dengan konsep yang Anda inginkan.
Berjalannya acara perusahaan dengan lancar tentu itu yang diharapkan. Maka dari itu, jasa EO haruslah yang terbaik dan berpengalaman dalam menyelenggarakan event besar sekelas perusahaan.
Banyak aspek penting yang perlu Anda pertimbangkan dalam memilih layanan event organizer. Aspek-aspek tersebut yang bisa membuat acara perusahaan Anda sukses atau hancur berantakan. Maka dari itu pertimbangkan aspek-aspek di bawah ini.
1. Jasa EO Paham Siapa Target Pasar Anda
Mungkin sekarang sudah banyak EO yang berpengalaman dan sering mengadakan event dalam berbagai acara. Tapi ada hal yang perlu diingat bahwa tidak semua jasa EO tahu mengenai target pasar yang saat ini sedang Anda bidik. Kebanyakan hanya menjalankan acara sesuai dengan instruksi dan konsep dari Anda saja.
Layanan event organizer yang terbaik adalah mereka yang bisa memberikan keuntungan yang lebih terhadap perusahaan Anda. Salah satunya yang bisa diberikan yaitu acara yang dibuat menyesuaikan dengan target pasar Anda. Dengan acara perusahaan yang sesuai target maka Anda memberikan keuntungan besar bagi perusahaan.
2. Jago dalam Mengatur Strategi Promosi
EO yang berkualitas akan memberikan pelayanan secara maksimal dari mulai berjalannya acara sampai nanti acaranya selesai. Dikarenakan rutinitas tersebut sudah terbiasa dilakukan sehari-hari pasti EO yang berkualitas tahu strategi jitu agar promosi bisa dilakukan secara efektif dan efisien dalam pergelaran acara perusahaan.
Seperti sudah banyak diketahui bahwa promosi bagaikan senjata yang paling mematikan. Namun senjata tersebut harus dipegang oleh sang ahli kalau tidak akan membahayakan bagi dirinya. Dalam hal ini Anda harus pertimbangkan EO yang jago dalam strategi promosi agar acara yang Anda buat tidak berlalu begitu saja.
3. Memiliki Perencanaan Agenda Acara yang Tersusun Baik
Suatu pergelaran acara kantor akan berjalan dengan baik jika sudah direncanakan dengan baik dan sempurna. Apa saja hal penting yang perlu disiapkan agar bisa memberikan layanan yang optimal? Ada banyak hal yang bisa direncanakan.
Beberapa hal penting tersebut seperti penyambutan tamu yang harus dibuat sedemikian rupa agar tamu menjadi lebih dihormati. Lokasi parkir usahakan luas karena kalau tamu kesulitan parkir jadi kurang nyaman. Hal penting lainnya adalah siapkan juga penjemputan bagi tamu dari luar daerah yang tidak paham lokasi acara.
4. Memberikan Sistem Keamanan yang Terbaik
Hal buruk bisa datang kapan saja tanpa kita duga sebelumnya. Untuk antisipasi demi keselamatan dan keamanan para tamu undangan serta client bisnis yang datang, sistem keamanan yang terbaik harus ada. Sistem ini tentu tiap penyelenggara event berbeda-beda dalam memberikan layanannya.
Biasanya untuk memastikan tamu yang datang tidak membahayakan pengunjung lainnya maka bisa dilakukan pengecekan bukti undangan. Selain itu untuk memastikan acara berjalan dengan baik sesering mungkin jasa EO melakukan kontroling.
5. Lihat Perusahaan Lain yang Pernah Menggunakan Jasanya
Pertimbangan terakhir agar mendapatkan layanan event organizer yang berkualitas adalah dengan melihat perusahaan lain yang pernah ditangani jasa EO tersebut. Tentu perusahaan besar tidak mungkin menggunakan jasa EO yang masih kaleng-kaleng. Pasti akan banyak pertimbangan ketika menggunakan sebuah jasa EO.
Jika Anda ingin memastikan bahwa jasa event organizer yang dipilih tidak salah, cara mudahnya adalah dengan melihat client-client dari jasa EO. Kalau ternyata di antara client yang pernah ditangani Anda tahu kredibilitasnya maka tidak ada salahnya untuk meniru menggunakan jasa event organizer tersebut.
Merupakan suatu yang mustahil jika EO laris manis digunakan dimana-mana jasa tapi tidak memberikan keuntungan bagi perusahaan. Tentunya ada alasan dong sebuah perusahaan rela mengeluarkan biaya hanya demi membayar jasa EO. Ini dia keuntungan menggunakan layanan EO untuk gelar acara perusahaan:
1. Dana yang Ada Lebih Terkendali
Berbekal pengalaman yang dimiliki dalam menyelenggarakan event tentu jasa EO tahu estimasi harga yang harus dikeluarkan untuk sebuah acara perusahaan. Berbagai estimasi tersebut mulai dari konsumsi, perlengkapan acara, cinderamata dan lainnya yang membutuhkan kejelian agar tidak terlalu keluar biaya banyak.
Dengan menggunakan jasa EO, Anda bisa meminta saran secara langsung sehubungan dengan kebutuhan pergelaran acara perusahaan tersebut. Jadi biaya yang nanti dikeluarkan benar-benar bisa pas tanpa kekurangan dan kelebihan.
2. Detail dalam Mengadakan Suatu Acara
Jika Anda hanya mengandalkan karyawan sendiri belum tentu acara perusahaan bisa berjalan dengan sempurna. Dikarenakan kurang berpengalaman dalam penyelenggaraan event perusahaan pasti ketika diminta untuk jadi panitia event yang penting baginya adalah acara berjalan dengan lancar.
Padahal ada hal penting yang meski diperhatikan dalam pergelaran acara perusahaan. Hal penting tersebut adalah memastikan tidak ada hal sekecil apapun yang bisa membuat acara jadi berantakan. Jika jasa EO tidak detail, hal semacam ini tentu akan diabaikan begitu saja. Tapi karena terbiasa dan memiliki skill jadi masalah kecil akan terlihat jelas di mata EO terbaik.
3. Tema yang Tepat dan Bisa Konsultasi
Event yang berlangsung biasa saja akan terasa sangat membosankan. Dengan bantuan EO profesional Anda bisa menyuguhkan pergelaran acara perusahaan yang unik dan beda dengan yang lainnya.
Selain itu Anda bisa juga memberikan saran terkait tema atau konsep acara yang akan Anda adakan tersebut. Dengan menyatukan dua pemikiran antara konsep yang Anda miliki dan konsep dari jasa EO, akan menghasilkan acara event terbaik.
4. Fleksibilitas dalam Persiapan Acara
Adakalanya jasa EO membutuhkan Anda untuk berinteraksi secara langsung dalam persiapan acara perusahaan. Tapi meskipun tidak terlibat langsung, jasa EO profesional selalu bisa memberikan layanan agar konsep tetap sesuai yang diinginkan tapi Anda sendiri tidak langsung turun lapangan.
Caranya bagaimana? Komunikasi sesering mungkin. Ya komunikasi adalah jalan terbaik agar acara tetap berjalan sesuai konsep, sesuai dengan jadwal dan tidak mengganggu waktu sibuk Anda karena mempersiapkan cukup melalui telepon.
5. Mengurangi Stres dan Mendapat Saran Terbaik
Menggunakan EO sudah pasti mampu mengurangi rasa stress. Anda tidak perlu memikirkan semuanya sendiri karena sudah ditangani semuanya oleh jasa event organizer. Selain itu Anda bisa mendapatkan saran terbaik dari jasa EO agar pergelaran acara perusahaan bukan sekedar pertemuan biasa tapi bisa menarik client baru untuk bergabung. Caranya dengan memanfaatkan event ini untuk ajang promosi yang terkonsep sehingga tamu tidak merasa sedang dijuali.
Mengurus acara perusahaan sendiri itu sangat merepotkan dan bisa buat stress. Banyak hal yang perlu disiapkan dan diperhatikan agar bisa berjalan sukses. Hal itu tidak dapat terwujud tanpa dibekali pengalaman dan skill. Maka dari itu lebih baik menggunakan layanan event organizer. Oleh karenanya sangat penting untuk mempertimbangkan EO yang diajak bekerjasama. Salah satu EO yang bisa Anda ajak kerjasama adalah Hanindo. Hanindo dipercaya banyak perusahaan untuk merancang, membuat konsep acara perusahaan dengan professional.
