Saat menjalankan e-RUPS, suatu perusahaan atau emiten disarankan untuk melakukan kerjasama dengan event organizer. Hal ini dilakukan karena akan memudahkan proses rapat umum pemegang saham secara digital berjalan dengan baik. Event organizer khususnya yang sudah disetujui oleh OJK, bisa menjalankan perannya dengan baik. Jadi seluruh kebutuhan yang dimiliki oleh emiten dan juga para pemegang saham bisa terakomodasi dengan baik. Simak alasan mengapa harus menggunakan EO saat RUPS digital di bawah ini.
Salah satu alasan mengapa perusahaan harus bekerjasama dengan event organizer saat melakukan rapat umum pemegang saham tahunan adalah bisa fokus. Meski dalam perusahaan memiliki banyak orang akan lebih merepotkan jika harus mengurusi hal teknis. Perusahaan hanya perlu fokus pada materi yang akan disampaikan dalam rapat. Karena melakukan rapat secara digital terkadang merepotkan. Apalagi pemegang saham ada banyak bahkan ribuan orang sehingga butuh, perusahaan untuk membantu masalah ini. Penyiapan data juga cukup merepotkan karena semua harus diubah dalam untuk digital. Padahal sebelumnya saat melakukan RUPS perusahaan hanya perlu mencetak lalu langsung membagikannya kepada seluruh pemegang saham.
Fungsi RUPS adalah untuk mengambil suatu keputusan besar yang akan dijalankan oleh perusahaan dalam 1 tahun kedepan. Karena pengambilan keputusan ini cukup merepotkan karena harus dilakukan oleh banyak orang maka harus ada event organizer untuk menampungnya. Perusahaan hanya perlu memberikan aturan tentang bagaimana cara untuk melakukan pengambilan keputusan. Selanjutnya event organizer akan mengaplikasikan itu atau melakukan sesuatu yang sudah sesuai dengan anjuran dari OJK. Karena sudah terbiasa untuk menangani acara yang besar maka kemungkinan untuk mengalami kegagalan akan rendah. Jadi seluruh acara yang dilakukan bisa berjalan dengan baik dari awal hingga akhir.
Biasanya event organizer sudah memahami aturan yang sudah ditetapkan oleh otoritas jasa keuangan atau OJK. Aturan ini cukup mengikat sehingga penyelenggaraan e-RUPS tidak bisa dilakukan secara sembarangan. Apabila dilakukan secara sembarangan bisa saja menyebabkan masalah. Perusahaan akan cukup kerepotan jika harus berhubungan dengan hal teknis khususnya dengan aturan. Cukup manfaatkan tim legal dari perusahaan untuk melakukan pengecekan saja dan sisanya akan diurus oleh event organizer. Jadi seluruh acara yang dilakukan bisa berjalan dengan baik dan tidak melanggar aturan. Perusahaan tidak antarkota jika ada orang yang menuntut atau tidak terima dengan hasil harga RUPS karena sudah ada buktinya.
Dengan menggunakan event organizer maka perusahaan bisa meminimalkan terjadinya gangguan. Ada banyak sekali gangguan yang bisa terjadi pada acara besar seperti ini apalagi pesertanya ada ratusan hingga ribuan. Berbagai gangguan akan diantisipasi oleh event organizer sehingga perusahaan hanya perlu fokus dengan apa yang ingin mereka sampaikan saja. Biasanya akan ada pembicaraan terkait dengan kemungkinan gangguan sehingga semua bisa teratasi dengan baik.
Apabila menggunakan event organizer, acara rapat umum pemegang saham tahunan yang dilakukan bisa direkam atau dibuat dokumentasinya dengan baik. Apabila dilakukan secara offline maka hanya perlu di syuting saja. Sebaliknya jika menggunakan cara online dan memanfaatkan aplikasi konferensi. Ada prosedur lain yang harus dilakukan untuk melakukan perekaman. Dengan begini, perusahaan akan memiliki rekaman yang dilakukan secara offline dan juga secara online. Rekaman ini sangat penting apabila terjadi masalah di kemudian hari. Misal berkaitan dengan keputusan yang sudah diambil. Rekaman tersebut bisa dilihat lagi untuk dicek apakah perusahaan sudah melakukan dengan tepat atau tidak.
Dengan menggunakan layanan dari event organizer, apakah umum pemegang saham tahunan yang dilakukan secara digital bisa berjalan dengan baik. Hal ini bisa terjadi karena EO sudah terbiasa dalam menjalankan berbagai acara besar. Apalagi jika anda menggunakan layanan dari Hanindo. Berbagai kebutuhan rapat umum pemegang saham tahunan akan disediakan. Perusahaan hanya tahu beres saja dan menyiapkan berbagai materi untuk rapat secara digital.
