Rapat Umum Pemegang Saham atau yang biasa disingkat dengan RUPS ini penting sekali untuk diketahui para calon investor. Mungkin bagi sebagian orang masih belum paham apa pentingnya penyelenggaraan RUPS. Tapi bagi yang sudah tahu istilah yang satu ini tentu bisa memahami bagaimana pentingnya Rapat Umum Pemegang Saham.
**R**apat Umum Pemegang Saham adalah suatu bagian dalam sebuah perseroan terbatas yang memiliki kuasa atas segala sesuatu yang tidak dimiliki oleh dewan komisaris atau dewan direksi. Fungsi RUPS dalam sebuah perseroan terbatas adalah sebagai wadah bagi pemegang saham dalam hal penyampaian suara ketika ingin mengambil suatu keputusan. Undang-undang No. 40 Tahun 2007 menjelaskan bahwa RUPS ini memiliki fungsi yang sangat penting bagi pemegang saham terutama ketika para pemegang saham menentukan kebijakan perusahaan. Perlu Anda ketahui RUPS terbagi menjadi 2 jenis yaitu RUPS luar biasa dan RUPS tahunan.
RUPS Tahunan artinya RUPS yang acara atau kegiatannya diadakan dalam kurun waktu setahun sekali atau paling lambat 6 bulan dengan ketentuannya adalah setelah melewati periode tahun buku perusahaan. Sedangkan, RUPS luar biasa yaitu RUPS yang diadakan suatu perusahaan sewaktu-waktu tergantung dengan kebutuhan perusahaan. RUPS jenis ini diadakan ketika ada perubahan dalam perusahaan baik itu masalah kecil atau besar seperti perubahan nama, logo, kedudukan, pemegang komisaris atau hal lainnya.
RUPS diadakan bukan tanpa tujuan atau goal yang ingin dicapai. Terutama dalam kegiatan RUPS tahunan yaitu untuk menyetujui segala kebijakan atau peraturan yang dibuat perseroan terbatas dalam bentuk laporan. Laporan-laporan yang menjadi pokok dari tujuan RUPS ini meliputi:
1. Laporan Atas Kegiatan Perseroan
Kegiatan perseroan yang dilakukan selama setahun ini harus ada pelaporannya. Hal ini bertujuan agar para penanam saham atau investor sama-sama bisa mengetahui dan mengecek secara langsung apakah dalam kondisi yang stabil atau tidak keuangan yang diinvestasikan pada perseroan terbatas.
2. Laporan Pelaksanaan
Untuk laporan pelaksanaan yang dimaksud di sini adalah laporan sebagai wujud tanggung jawab terhadap sosial dan lingkungan. Jadi dalam upaya pelaksanaan tugas atau kegiatan perseroan sudah sesuai dengan aturan dan tidak melanggar kesepakatan yang telah dibuat.
Laporan keuangan menjadi hal pokok bahkan menjadi poin inti dari diadakannya RUPS ini. Dari laporan keuangan ini bisa diketahui terkait laba atau rugi yang didapatkan oleh perseroan terbatas tersebut. Kemudian dari adanya laporan keuangan ini jadi tahu mengenai perbandingan dengan tahun sebelumnya. Bukan hanya itu saja laporan keuangan harus mencakup semua transaksi yang pernah dilakukan. Apa saja? Mulai dari laporan perubahan modal, neraca akhir tahun, laporan arus kas dan catatan penting dari atasan harus tercantum pada laporan keuangan.
4. Gaji dan Tunjangan
Untuk gaji dan tunjangan ini bukan yang dikeluarkan karyawan tapi lebih ke dewan komisaris dan anggota dewan direksi. Dari diselenggarakannya kegiatan RUPS jadi lebih terbuka mengenai gaji yang didapat oleh para anggota dewan tersebut.
5. Nama Dewan Komisaris dan Anggota Dewan Direksi
Pembahasan tentang RUPS juga memutuskan siapa nama yang akan menduduki dewan komisaris dan menduduki anggota dewan direksi. Semua nama dewan dituliskan dan diketahui secara saksama dengan para investor agar jelas dewan yang bertanggung jawab atas jalannya kegiatan perseroan terbatas.
6. Rincian Masalah yang Terjadi
Dalam kegiatan yang dilakukan perseroan terbatas semuanya harus terbuka. Tidak boleh ada yang ditutup-tutupi. Dalam kegiatan RUPS masalah yang terjadi dan berpengaruh terhadap kegiatan usaha perseroan terbatas harus dilaporkan juga.
Penyelenggaraan RUPS ada aturannya tidak bisa dilakukan dengan sembarangan. Ada tata cara yang harus dilakukan sehingga Rapat Umum Pemegang Saham bisa terlaksana dengan baik. Untuk tata cara diadakannya RUPS yaitu:
1. Diselenggarakan RUPS Atas Permintaan Dewan Komisaris dengan Pengecualian
Diselenggarakan acara berdasarkan dengan permintaan dari dewan komisaris. Acara Rapat Umum Pemegang Saham tanpa adanya permintaan langsung dari dewan komisaris tidak bisa dilakukan dengan pengecualian. Rapat Umum Pemegang Saham tetap bisa dijalankan meskipun dewan komisaris tidak meminta asalkan ada permohonan atau permintaan dari salah satu atau lebih pemegang saham. Namun, telah memenuhi syarat yang ditentukan yaitu mewakili sepersepuluh dari total saham yang ada.
2. Adanya Alasan yang Jelas Diadakannya RUPS
Setiap diadakannya Rapat Umum Pemegang Saham alasan yang diberikan harus jelas. Jika tidak ada alasan yang penting sehingga harus diadakan rapat ini maka permintaan ditolak. Alasan tersebut bisa berwujud hal yang sangat penting bagi kemajuan perusahaan atau ketika ada kendala yang wajib dikomunikasikan kepada para investor.
3. Pembahasan Sesuai Alasan yang Diberikan
Ketika Rapat dilakukan maka pokok pembahasan tidak diperbolehkan keluar jalur dari alasan diselenggarakan rapat ini. Segala pembahasan dalam rapat membahas tuntas segala masalah atau pokok yang harus diselesaikan secara bersama-sama.
4. Mekanisme Permintaan RUPS harus Benar
Ketika ingin mengajukan rapat pertama yang harus tahu adalah dewan direksi maka sampaikan kepada yang berwenang tersebut. Kecuali jika permintaan datang dari pemegang saham maka terlebih dulu harus menembus dewan komisaris baru dewan direksi.
5. Pemanggilan 15 Hari Sejak Kesepakatan
Ketika Rapat Umum Pemegang Saham akan diadakan maka dari dewan direksi harus menyampaikan kepada pihak yang terkait selambat-lambatnya 15 hari setelah permintaan. Selain itu rapat ini tidak bisa berlangsung kalau anggota yang bisa hadir kurang dari seperdua bagian dari seluruh paham. Namun, hal ini ada pengecualian yaitu jika anggaran dasar menentukan jumlah yang lebih besar atau lebih kecil.
6. Pemanggilan Rapat Umum Pemegang Saham Kedua
Dalam pemanggilan rapat yang kedua dilakukan jika ketika fase yang pertama jumlah anggota yang hadir kurang dari yang seharusnya ditentukan. Maka jika rapat harus benar-benar diadakan harus dilakukan pemanggilan yang kedua. Namun ketika pemanggilan rapat yang kedua berbeda dengan pemanggilan yang pertama. Ada ketentuan jumlah peserta yang harus ikut dalam penyelenggaraan rapat ini yaitu sebanyak sepertiga dari jumlah seluruh saham.
7. Keputusan Dalam Rapat Berdasarkan Mufakat
Sesuai dengan alasan diadakannya Rapat Umum Pemegang Saham tentu ada sesuatu hal yang harus diputuskan bersama. Segala hasil dari rapat ini dilakukan secara musyawarah dan mufakat. Semua keputusan tidak bisa diambil sendiri, namun bukan berarti harus semua anggota mengiyakan. Tapi minimal ada seperdua yang menyetujuinya baru bisa diputuskan dan dibuat aturan bersama. Kecuali dalam menentukan anggaran dasar, hal ini bisa berbeda-beda karena dari jumlah suaranya saja tidak sama.
Rapat Umum Pemegang Saham penting diadakan minimal 6 bulan sekali. Jika tidak bisa paling tidak 1 tahun sekali harus dilakukan. Hal ini penting dilakukan agar terjadi komunikasi antara investor dan pengelola. Selain itu bisa mengetahui sejauh mana perkembangan usaha yang saat dijalankan perseroan terbatas tersebut. Oleh karenanya sangat penting untuk mempertimbangkan EO yang diajak bekerjasama agar mekanisme RUPS bisa berjalan dengan lancar. Salah satu EO yang bisa Anda ajak kerjasama untuk menyelenggarakan RUPS adalah Hanindo. Hanindo dipercaya banyak perusahaan untuk merancang, membuat konsep acara perusahaan dengan professional.
