Kegiatan yang dilaksanakan oleh sebuah perusahaan besar memang sangatlah kompleks. Tidak hanya masalah marketing atau produksi, namun juga ada agenda tahunan yang harus dilakukan secara rutin. Salah satunya adalah Rapat Umum Pemegang Saham (RUPS). Tentunya anda sangat memahami jika event ini sangatlah penting. Sehingga anda harus mengetahui kunci utama untuk melaksanakanevent pemegang saham tahunan. Ingin mendapatkan informasi yang lengkap? Pastikan untuk membaca dan memahami isi artikel ini sampai habis, ya!
Beberapa hal yang harus anda ketahui untuk menyelanggarakan event tahunan pemegang saham adalah sebagai berikut.
1. Mengamati Dokumen Penyelenggaraan RUPS Terdahulu
Jika perusahaan anda memiliki arsip dan laporan yang baikterkait dengan pelaksanaan event pemegang saham tiap tahunnya, maka hal itu harus anda manfaatkan. Pelajari semua skemapelaksanaan dari tahun ke tahun, dan beri highlight pada beberapa hal yang perlu diberi perbaikan atau evaluasi. Sebagai tambahan, karena anda sudah mengetahui betapa pentingnya arsip laporan kegiatan, maka jangan lupa untukmembuat laporan kegiatan ketika event sudah berakhir. Buatlahdengan serapi mungkin, sehingga dapat dijadikan untuk pelaksanaan event berikutnya.
2. Pilih Waktu Pelaksanaan yang Paling Tepat
Idealnya, pelaksanaan event tahunan pemegang sahamdilaksanakan tidak lebih dari setengah tahun setelah penutupanbuku tahunan terakhir. Jangan sampai melebihi waktu ini. Karena hal itu akan membuat kinerja manajemen di perusahaan andaterkesan kurang bertanggung jawab dalam menangani masalahtransparansi perusahaan. Tentukanlah waktu yang sekiranya tidak memberatkan semuapartisipan untuk hadir. Termasuk jika event harus digelar secaravirtual karena adanya pandemi. Kabarkan tanggal dan jam pelaksanaan sejak jauh-jauh hari. Sehingga semua partisipandapat memprioritaskannya terlebih dahulu daripada agenda-agenda lainnya.
3. Mengagendakan Semua Acara dengan Rapi
Outline acara tentunya sangat penting. Sehingga anda bisamengetahui apa saja yang dilakukan pada jam berapa dengantepat dan presisi. Termasuk siapa saja yang akan menjadi pengisidari masing-masing acara. Catat semua hal tersebut dengan rapi, sehingga anda tidak akan kesulitan untuk mengeceknya berkali-kali untuk memastikan kesiapan agenda penyelenggaraan RUPS. Oh ya, biasakan diri anda untuk membuat rencana B dan C. Hal ini akan sangat berguna sebagai alternatif agenda jika terjadisuatu insiden tertentu secara tiba-tiba di tengah penyelenggaraanevent. Terutama jika acaranya digelar secara online. pastikansemua software dan hardware pendukung berfungsi optimal. Atau jika perlu, sediakan perangkat atau aplikasi cadangan jikamemang dibutuhkan.
4. Koordinasi Panitia Penyelenggara yang Baik
Acara penting seperti event tahunan pemegang saham tentunyahampir tidak mungkin disiapkan oleh individu atau perseorangan. Sehingga kinerja tim pelaksana event tentunya akan menjadisalah satu kunci kesuksesan yang penting dalam pelaksanaanevent tahunan pemegang saham. Pastikan bahwa semua panitia memahami tugasnya dengan baik. Dan jangan lupa untuk mengecek semua persiapan berdasarkanpembagian tugas yang telah disepakati sebelumnya.
5. Lokasi Pelaksanaan Event yang Nyaman
Venue atau tempat dimana event pemegang saham dilaksanakanjuga merupakan suatu hal yang tidak kalah pentingnya. Sehinggasetiap partisipan akan merasa nyaman untuk mengikuti rangkaianevent dari awal sampai akhir. Untuk keperluan ini, anda bisamenggunakan ruangan meeting di kantor perusahaan, ataumenyewa ruangan di tempat lain yang sekiranya cocok untukevent ini. Pun jika event dilaksanakan secara online. Lokasi siaran live juga harus ditentukan dengan cermat pula. Pilih background yang resmi dan sesuai, sehingga tidak mengganggu fokus acara yang sedang dilaksanakan. Mintalah partisipan yang lain untukmencari lokasi yang sebisa mungkin juga kondusif untukmengikuti seluruh rangkaian event.
Demikianlah informasi tentang kunci utama pelaksanaan event tahunan pemegang saham yang sukses. Anda bisa melakukan onsultasi dengan Hanindo untuk menyelenggarakan RUPS. Selamat mencoba!
