Sebelum hadirnya pandemi, pengadaan seminar online memang sudah kerap dilakukan. Alasannya adalah karena kemudahan akses, sehingga tidak memerlukan biaya akomodasi dan transportasi yang mahal. Juga keluasan jangkauan, sebab siapapun, di belahan dunia manapun, bisa ikut dan hadir dalam seminar. Berangkat dari alasan-alasan tersebut, ak salah jika dikatakan bahwa seminar dengan sistem online saat ini menjadi lebih manjur untuk menjadi strategi sosialisasi dibandingkan dengan pengadaan secara offline. Namun tentu saja, dengan catatan pengadaannya harus maksimal dan terkonsep dengan rapih.
Pengadaan seminar dengan platform online sesungguhnya tidak lebih mudah dari seminar offline. Semuanya harus tetap melewati proses perencanaan, pelaksanaan, dan evaluasi yang matang. Berikut adalah 5 tahapan penyelenggaraan seminar berbasis online yang bisa anda jadikan referensi.
1. Tentukan tema
Apa yang ingin Anda bahas dalam seminar online? Jawaban pertanyaan ini akan berimbas pada banyak hal, misalnya seperti siapa saja target seminarnya, kapan pelaksanaannya, bagaimana susunan acaranya, dan tentu saja apa output seminar yang nantinya diharapkan. Tema harus ditentukan dengan riset yang mendalam, agar nantinya penyampaian materi selama seminar bisa fokus, dan menghindari ambiguitas. Jangan lupa, penentuan tema juga akan sangat berpengaruh pada ketertarikan audiens seminar.
2. Bidik target
Setelah memastikan tipikal bahasan dalam seminar, langkah kedua adalah menentukan target audiensnya. Penentuan target ini sangat krusial, sebab akan menentukan apakah nantinya seminar yang Anda rancang akan diminati oleh banyak audiens, atau malah sepi pengunjung. Misalnya saja Anda membuat seminar tentang UMKM, tidak mungkin kan Anda kemudian menargetkan mahasiswa kedokteran? Target yang salah akan berimbas pada ketertarikan audiens yang rendah terkait seminar Anda.
3. Tentukan narasumber
Nah, langkah ini merupakan yang paling kompleks. Penentuan narasumber akan mempengaruhi sejauh mana kualitas dan tingkat kemenarikan seminar online Anda. Alasan audiens untuk ikut seminar itu beragam, antara lain karena memang penasaran dengan materi yang dibahas. Atau bisa juga karena mengidolakan narasumbernya. Nah, kedua alasan ini bisa dijadikan sebagai strategi dalam pemilihan narasumber. Pemilihan narsumber bisa dilakukan dengan dua cara, yang pertama dilihat dari bidang keahliannya. Dan yang kedua adalah dilihat dari seberapa eksisnya dia. Kedua cara ini sama-sama memiliki kemungkinan untuk mengumpulkan massa, hanya saja Anda perlu telisik lebih dalam lagi, mana yang paling cocok untuk seminar Anda.
4. Tentukan media seminar
Ada banyak cara untuk mengadakan seminar berbasis online, tapi manakah yang paling cocok? Tugas Anda selanjutnya adalah menentukan platform online mana yang sekiranya bisa digunakan untuk seminar online. Cara terbaik untuk menentukannya adalah dengan melakukan percobaan serius terhadap deretan platform online yang ada. Dengan begini Anda akan lebih mudah untuk menentukan mana yang paling sederhana dan ramah pengguna, namun bisa berfungsi dengan maksimal.
5. Promosi yang kreatif
Setelah persiapan seminar rampung, tahapan ujung tombak selanjutnya adalah melakukan promosi. Nah, promosi ini akan menentukan apakah seminar Anda akan diterima dengan baik oleh audiens atau tidak. Sebagus apapun konten seminarnya, semenarik apapun narasumbernya, jika promosinya bantet dan tidak kreatif, maka audiens juga tidak akan berminat untuk ikut. Pilihlah cara promosi yang kreatif, melalui saluran-saluran online secara massive. Gunakan promosi berbasis visual, layaknya poster yang eye-catching, video yang unik, hingga penggunaan iklan digital yang jelas.
Itulah 5 tahapan penyelenggaraan seminar online yang bisa Anda coba. Walaupun dilakukan secara maya, seminar tetap harus dikonsepkan dengan matang, bekerjasama dengan Hanindo adalah pilihan yang tepat agar penyelenggaraannya memuaskan.
