Seiring dengan diterbitkannya aturan terbaru tentang RUPS yang boleh dilaksanakan secara virtual, maka para pelaku usaha pun mulai mengadaptasi mekanisme pelaksaan RUPS. Dengan demikian, RUPS yang menjadi agenda penting perusahaan dapat tetap berjalan lancar sebagaimana semestinya. Sudahkah Anda mempersiapkan mekanisme pelaksanaan RUPS digital dengan baik? Apakah Anda sudah mempelajari beberapa kiat tertentu untuk menyukseskan forum tersebut? Jika belum, berikut ada beberapa trik dan kiat yang dapat Anda pelajari untuk menyukseskan forum RUPS yang dilaksanakan secara digital.
Berikut ini adalah langkah – langkah yangbisa Anda lakukan untuk memastikan forum RUPS virtual yang digelar oleh perusahaanmu berjalan sesuai dengan yang diharapkan. Simak keterangan lengkapnya melalui ulasan berikut ini:
1. Memperhatikan Mekanisme Pelaksanaan dengan Saksama
Walau sebenarnya tidak jauh berbeda dengan pelaksanaan RUPS yang dilaksanakan seperti biasanya, akan tetapi tidak ada salahnya untuk mempelajari mekanismenya dengan lebih mendalam. Anda juga dapat menambahkan poin penting yang menjadi pembeda antara mekanisme pelaksanaan RUPS secara offline maupun online. Sehingga Anda dapat menyesuaikan langkah – langkah persiapanmu sesuai dengan kebutuhan. Ada baiknya juga Anda menyediakan waktu khusus untuk mempersiapkannya. Sehingga persiapan akan semakin matang dan tidak ada satupun mekanisme yang terlewatkan.
2. Mempersiapkan Berbagai Rencana Alternatif
Karena digelar dengan mengandalkan jaringan virtual, maka pastikan Anda menyiapkan berbagai rencana cadangan. Karena bisa saja terjadi hal – hal yang berada di luar prediksi di tengah forum RUPS yang Anda selenggarakan. Oleh karena itu, sangat penting untuk menyiapkan beberapa skenario yang bisa menjadi plan B dalam forum yang Anda rencanakan. Apalagi jika acara yang sedang Anda siapkan memang sangat penting.
3. Memenuhi Prosedur Penyelenggaraan
Siapkan semua berkas pengajuan ataupun persyaratan lainnya sesuai dengan prosedur yang telah ditetapkan. Beberapa prosedur yang memakan waktu harus dipersiapkan sedini mungkin. Pastikan Anda memiliki time line yang terukur sehingga Anda tidak sampai kehabisan waktu untuk menyiapkan segala persyaratan yang dibutuhkan. Ada pentingnya juga untuk memaksimalkan kinerja tim dalam mempersiapkan acara. Apalagi jika dalam situasi pandemi, biasanya semua persyaratan harus dilaksanakan secara online. Pastikan semua berkas lengkap dengan menelitinya berulang-ulang secara cermat.
4. Berkomunikasi Intens dengan Segenap Peserta Forum
Mekanisme pelaksanaan RUPS yang dilaksanakan secara virtual mungkin akan sedikit membutuhkan penyesuaian bagi sebagian peserta forum. Pastikan Anda senantiasa menjalin komunikasi dengan segenap yang terlibat. Berikan informasi seputar mekanisme dengan singkat dan jelas. Sehingga di hari pelaksanaan RUPS yang digelar secara virtual, hal – hal yang bersifat gangguan teknis dapat diminimalisir.
5. Menggunakan Jasa Event Organizer (EO)
Jika Anda ingin menghemat waktu dan tenaga, Anda bisa mempertimbangkan untuk menggunakan jasa EO untuk mempersiapkan forum RUPS digital yang akan diselenggarakan secara digital. Apalagi jika perusahaanmu adalah perusahaan besar yang melibatkan pihak yang tidak sedikit. Dengan menggunakan jasa EO, forum RUPS digital yang diselenggarakan oleh perusahaan akan tampak lebih matang persiapannya dan lebih professional. Hal ini tentu saja karena EO biasanya sudah terbiasa untuk menyediakan jasa layanan persiapan acara –acara yang penting, baik acara online maupun offline. Selagi persiapan teknis dilakukan oleh EO, Anda bisa mempersiapkan hal lain yang sekiranya lebih detail. Sehingga persiapan dua arah yang Anda lakukan akan lebih maksimal. Jangan lupa untuk memilih EO yang sudah professional seperti Hanindo, ya.
Demikianlah beberapa ulasan mengenai kiat yang dapat Anda lakukan untuk mempersiapkan RUPS virtual oleh perusahaan. Dengan menjalankan kiat-kiat ini, kemungkinan kesuksesan acara akan lebih tinggi. Semoga bermanfaat!
