RUPS (Rapat Umum Pemegang Saham) merupakan organ penting dalam sebuah PT yang memiliki kewenangan eksklusif dan tertinggi, dengan batasan sesuai aturan UU No. 40 Tahun 2007. Tujuan utama dari penyelenggaraan agenda ini yaitu mengkonfirmasi laporan tahunansebuah PT, yang mencakup laporan kegiatan, keuangan pengawasan, rincian masalah yang timbul, hingga gaji dan tunjangan yang akan datang. Pelaksanaan Rapat Umum Pemegang Saham tahunan wajib dilaksanakan setiap tahun dalam jangka waktu paling lambat 6 bulan setelah tahun buku terakhir ataupun sewaktu-waktu ditentukan berdasarkan jenisnya. Namun, pada masa pandemi seperti sekarang, rapat secara fisik tentu sulit dilakukan sehingga RUPS daring menjadi langkah yang tepat untuk dilakukan. Hal tersebut sesuai dengan pasal 77 ayat (1) UUPT, Rapat Umum Pemagang Saham juga dapat dilakukan melalui media telekonferensi, video konferensi, atau sarana media elektronik lainnya.
Lebih lanjut, Otoritas Jasa Keuangan (OJK) telah mengeluarkan lima POJK di tengah masa pandemi virus corona, dua diantaranya yaitu membahas tentang Rapat Umum Pemegang Saham. Peraturan OJK No. 15 Tahun 2020 dan Peraturan OJK No. 16 Tahun 2020. Berikut ini 5 hal yang penting untuk diperhatikan saat menjalankan RUPS di masa pandemi:
1. Jenis Rapat Umum Pemegang Saham
Rapat Umum Pemagang Saham ada 2 jenis yang juga sudah diatur pada Pasal 77 UU No 40 Tahun 2007, yaitu RUPST dan RUPSLB. Sementara untuk pelaksanaan kedua jenis agenda ini tentu berbeda, dimana RUPST wajib dilaksanakan setiap tahun dengan ketentuan paling lambat 6 bulan setelah berakhirnya tahun buku. Sedangkan untuk RUPSLB bisa dilaksanakan sewaktu-waktu berdasarkan kebutuhan dan kepentingan perseroan.
2. Tempat Pelaksaan
Tempat pelaksanaan rapat juga berkaitan dengan keabsahannya. Hal ini dijelaskan dalam UU No 40 Tahun 2014, dimana pelaksanaan Rapat Umum Pemegang Saham berada di tempat perseroan tersebut berlokasi. Oleh karena itu, perlu juga diperhatikan persyaratan yang berkaitan dengan tempat tersebut. Namun, selama masa pandemi seperti sekarang yang tidak memungkinkan untuk mengadakan rapat secara fisik. Maka, bisa dilaksanan melalui daring atau tele konferensi dengan syarat risalah Rapat Umum Pemegang Saham harus ditanda tangani oleh semua peserta, agar pelaksanaannya tetap efektif dan efisien.
3. Metode Pelaksanaan e-RUPS
Selama masa pandemi, Rapat Umum Pemegang Saham bisa dilakukan menggunakanmetode online. Sebagaimana yang diatur dalam POJK No. 15 Tahun 2020 bahwa RUPS secara elektronik dilakukan menggunakan e-RUPS. E-RUPS adalah sistem sarana elektronik yang digunakan untuk mendukung penyediaan informasi, pelaksanaan dan pelaporan rapat secara khusus di perusahaan terbuka. Meski begitu, seluruh peserta rapat harus dapat saling melihat, mendengar serta berpartisipasi.
4. Kuorum
Meski rapat dilakukan secara online, Rapat Umum Pemegang Saham hanya dapat dilaksanakan apabila jumlah pemegang saham yang hadir memenuhi syarat, yaitu ½ dari jumlah seluruh saham dengan hak suara hadir atau diwakilkan. Apabila kuorum tidak terpenuhi maka dapat dilakukan panggilan RUPS kedua. Kuorum ini berkaitan erat dengan pengambilan keputusan.
5. Penyelenggaraan
Perusahaan terbuka dapat menyelenggarakan RUPS online, sehingga pelaksanaan rapatdapat dilaksanakan dengan efektif dan efisien. Adapun teknis pelaksanaannya sebagai berikut :
a. Tetap mewajibkan rapat fisik secara terbatas (minimal pimpinan, 1 anggota direksi atau 1 anggota dewan komisaris, dan profesi penunjang)
b. Pemegang saham diperbolehkan hadir secara fisik, sepanjang Perusahaan Terbuka menyediakan kuota tertentu.
c. Kehadiran pemegang saham secara elektronik dalam e-RUPS dapat menggantikan kehadiran pemegang saham secara fisik dan dihitung sebagai pemenuhan kuorum kehadiran
d. Dalam kondisi tertentu, perusahaan dapat tidak melaksanakan rapat secara fisik ataumelakukan pembatasan kehadiran baik sebagian maupun seluruhnya dalam pelaksanaan rapat secara elektronik
e. Kondisi tertentu di atas harus ditetapkan oleh Pemerintah atau dengan persetujuan OJK.
Demikian 5 hal penting yang harus diperhatikan dalam menjalankan RUPS di masa pandemi dengan bantuan Hanindo. Anda juga bisa bekerjasama dengan EO agar rapat dapat berjalan dengan efektif dan efisien. Jangan lupa juga untuk mengikuti protokol kesehatan apabila mengadakan rapat secara fisik.
