Kegiatan Rapat Umum Pemegang Saham atau RUPS tentu menjadi agenda rutin bagi setiap perusahaan yang memiliki banyak investor atau pemegang saham. Khususnya untuk perusahaan yang sudah go public sehingga saham kepemilikan perusahan sudah dilepas di pasar saham atau bursa efek. Penyelenggaraannya kini tidak hanya secara konvensional namun juga secara online.
Jika diadakan secara konvensional, maka skemanya adalah mengirimkan undangan kepada dewan direksi dan para pemegang saham. Pada hari H maka disampaikan susunan acara yang materi finalnya adalah laporan kondisi keuangan. Jika perusahaan mengalami profit atau laba, maka laba ini akan dibagikan kepada seluruh pemegang saham atau pembagian dividen. Namun jika sebaliknya, maka tidak ada pembagian keuntungan. Sehingga penyelenggaraan RUPS tersebut bertujuan untuk melaporkan segala aktivitas dan pencapaian perusahaan. Rapat umum ini sendiri digelar setiap setahun sekali. Sedangkan jika digelar secara online maka akan memanfaatkan aplikasi telekonferensi seperti Zoom, Google Meet, dan sejenisnya.
Supaya rapat umum yang dihadiri para pemegang saham dan digelar secara online ini berjalan lancar. Terdapat beberapa hal yang perlu dilakukan, karena berbeda dengan rapat konvensional yang sudah bisa disiapkan semuanya agar berjalan lancar. Rapat onlinecenderung tidak bisa diprediksi karena bergantung pada kondisi jaringan internet dan kinerja perangkat masing-masing peserta rapat. Supaya penyelenggaraan RUPS online ini tidak mendapati kendala yang berarti, maka terapkan sejumlah cara berikut ini:
1. Menyiapkan Semua Kebutuhan Rapat dalam Format Digital
Rapat umum yang digelar secara online ini nantinya akan dihadiri para pemegang saham dan direksi secara online dari rumah atau tempat masing-masing. Beberapa dewan direksi atau petinggi mungkin datang secara langsung. Namun kebanyakan tentu hadir secara digital. Oleh sebab itu untuk memastikan acara berjalan lancar dan semua agenda acara berjalan dengan baik. Maka panitia perlu menyiapkan segala dokumen kebutuhan rapat dalam format digital. Misalnya menyiapkan dokumen laporan dalam format PDF, atau dalam format JPEG dan format digital lain agar bisa dibagikan dengan mudah kepada para peserta rapat.
2. Memilih Platform Telekonferensi dan Perangkat yang Tepat
Cara berikutnya adalah menyiapkan perangkat online maupun platform telekonferensi yang tepat. Pastikan jenis perangkat yang digunakan dalam kondisi baik, sebab bisa jadi RUPS online ini berjalan selama lebih dari dua jam. Selain itu, media telekonferensinya juga harus sesuai. Misalnya disesuaikan dengan jumlah peserta, jika lumayan banyak maka perlu memakai versi premium yang berbayar.
3. Sesuaikan dengan Standar Penyelenggaraan RUPS Online
Cara selanjutnya adalah diselenggarakan sesuai dengan standar prosedur dari penyelenggaraan rapat umum secara online. Sebab rapat umum seperti ini memiliki prosedur yang diatur dengan ketat, sehingga wajib disesuaikan dengan ketentuan yang ada agar berjalan lancar.
4. Menyiapkan Rencana Alternatif
Berhubung acara rapat umum ini digelar secara online dan sangat bergantung pada kondisi perangkat dan jaringan internet. Maka perlu menyediakan rencana cadangan untuk memastikan acara berjalan dengan lancar. Misalnya disiarkan pula lewat kanal Youtube, sehingga peserta yang gagal masuk ke platform telekonferensi bisa tetap ikut melalui kanal tersebut.
5. Menggunakan EO
Sebagai solusi paling praktis, adalah menggunakan jasa EO Hanindo atau event organizer yang akan mengurus segala keperluan penyelenggaraan rapat secara online. Sehingga semua perangkat dan platform yang digunakan sudah disiapkan tim mereka yang profesional. Biasanya akan diatur dengan lebih baik sehingga resikonya menjadi kecil.
Melalui cara-cara di atas maka akan terbantu untuk menyelenggarakan RUPS online atau digital dengan lancar. Kuncinya adalah dengan melakukan persiapan yang matang dan menyiapkan rencana alternatif jika rencana pertama kurang berjalan lancar. Supaya lebih terjamin lagi, maka perlu mempertimbangkan penggunaan jasa EO yang bekerja profesional.
