Di era digital, segala hal bisa dilakukan dengan menggunakan platform digital. Salah satunya adalah webinar yang semakin populer, terutama ketika pandemi Covid-19 memaksa banyak kegiatan dilakukan di rumah dan aktivitas dilakukan secara online, khususnya bekerja dan belajar.
Apa pun tujuannya, pada dasarnya seminar online memiliki komponen yang sama. Yaitu materi, pembicara, dan audiens. Nah, agar ketiga komponen tersebut bisa bersinergi dan memberikan manfaat satu sama lain, hindari beberapa kesalahan umum berikut dan pastikan semuanya aman:
1. Perlengkapan elektronik
Karena seminarnya bersifat online, maka segala perangkatnya pun dipastikan menggunakan peralatan elektronik. Agar seminar daring bisa berjalan lancar, Anda harus memastikan semua komponen elektronik yang digunakan berada dalam kondisi yang layak pakai. Perlengkapan yang dibutuhkan seperti webcam, perlengkapan audio, dan peralatan pencahayaan untuk menghasilkan gambar yang baik. Sebelum memulai seminar, tak ada salahnya melakukan gladi resik untuk memastikan semua peralatan siap digunakan. Momen gladi resik itu juga bisa berguna untuk menemukan masalah teknis yang bisa diatasi sebelum seminar digital dimulai. Jika Anda tidak memiliki semua perlengkapan itu, tak masalah. Di kota besar seperti Jakarta, sudah banyak event organizer Jakarta untuk webinar seperti Hanindo yang menyewakan perlengkapan dan manpower untuk melangsungkan seminar online.
2. Materi
Materi seminar digital juga termasuk hal penting yang tidak boleh salah. Memang, dalam seminar boleh saja membahas segala hal. Tapi, sangat disarankan untuk memilih materi yang sifatnya ramah digital. Dalam arti, materinya tidak terlalu berat namun cukup menarik. Hindari pemilihan materi yang membutuhkan ilustrasi secara langsung. Sebaiknya, Anda menyiapkan materi pendukung berupa gambar atau video yang bisa diputar ketika seminar online berlangsung. Dengan demikian, audiens akan merasa lebih menikmati jalannya seminar. Lebih baik lagi jika Anda menyediaka fitur yang memungkinkan peserta bisa mengunduh materi tersebut.
3. Pembicara
Sejalan dengan materi, para pembicara yang terlibat dalam seminar online pun harus memiliki kompetensi. Setidaknya, Anda harus memiliki tiga orang dalam tim pembicara. Mereka adalah moderator, pembicara, dan notulen. Ketiga peran tersebut sangat penting untuk keberhasilan seminar online. Pembicara yang memiliki kompetensi sesuai materi pasti akan mampu menyampaikan materi dengan baik. Moderator pun bisa mengatur jalannya seminar agar tidak jauh keluar jalur. Sementara notulen, mencatat poin penting yang ada di seminar digital, baik ringkasan materi maupun pertanyaan dari audiens. Untuk moderator dan notulen, perannya bisa dilakukan oleh satu orang.
4. Promosi
Promosi dianggap cukup penting untuk keberhasilan seminar online. Sangat disarankan agar Anda melakukan promosi sebelum melakukan seminar secara digital. Dengan promosi, Anda bisa mengetahui seberapa besar animo publik untuk bergabung. Promosi yang paling umum digunakan adalah melalui platform sosial media. Iklankan seminar digital Anda ke grup atau halaman Facebook yang memiliki kecocokan dengan materi seminar digital yang ingin diadakan. Dalam promosi tersebut, sampaikan dengan jelas rangkuman materi, apa yang membuat seminar tersebut menarik, siapa pembicaranya, dan tentu saja waktu webinar akan dilangsungkan. Jangan lupa, cantumkan nomor kontak agar para netizen bisa melakukan registrasi.
5. Internet
Poin ini adalah yang paling utama. Koneksi internet harus cepat dan tanpa hambatan. Sebab, seminar online menggunakan audio dan visual yang di transmisikan ke audiens lewat jaringan daring. Dengan demikian, Anda harus menyiapkan kebutuhan data internet tanpa batas untuk kelancaran seminar online. Hindari ruangan dengan banyak partisi, yang bisa memungkinkan terjadinya hambatan sinyal wi-fi. Hindari juga memanfaatkan ruang publik dengan akses internet gratis untuk melakukan seminar online, karena sudah pasti jaringannya tidak akan bagus.
Demikian tadi, 5 hal yang berpotensi mengganggu jalannya seminar online dan wajib dipersiapkan dengan matang. Dengan memastikan semuanya aman, Anda bisa melakukan webinar dengan lebih nyaman tanpa gangguan berarti.
