Menyelenggarakan webinar sejak pandemi Covid-19 merebak menjadi sebuah kegiatan yang biasa. Sebab nyaris berbagai kegiatan yang melibatkan banyak orang, banyak tamu, dan semacamnya dialihkan secara online. Termasuk juga seminar online, untuk mencegah penularan Covid-19. Seminar secara online ini perlu dipersiapkan dengan baik agar bisa berjalan dengan lancar, dan tidak kalah lancar dengan penyelenggaraan secara offline. Bagaimana caranya, padahal semua tamu termasuk moderator tidak tatap muka?
Sukses dengan penyelenggaraan seminar online ternyata tidak begitu sulit, asalkan sudah paham apa saja yang perlu disiapkan dan diketahui. Diantaranya adalah:
1. Topik
Hal pertama yang wajib diketahui sebelum webinar diselenggarakan adalah mengenai topik. Ada banyak hal bisa diangkat untuk menjadi bahan pembahasan di acara online tersebut. Agar acara ini tidak sepi peminat atau jumlah pesertanya banyak maka bisa mengangkat topik yang menarik. Alternatif lainnya adalah mengangkat topik yang sedang hangat diperbincangkan. Misalnya saja mengangkat topik terkait pandemi yang tentu banyak orang penasaran mengenai solusi dan kapan vaksin Covid-19 ini akan dipublikasikan. Namun, bisa pula memilih topik lebih ringan agar tidak kesulitan untuk mendapatkan narasumber yang pas.
2. Perangkat atau Tools
Hal berikutnya yang wajib untuk diketahui adalah mengenai penentuan jenis perangkat atau tools yang akan digunakan. Kelancaran acara seminar online memang perlu diakui sangat dipengaruhi jenis perangkat yang digunakan. Perangkat yang bisa dipilih ini sangat beragam dan masing-masing menyediakan fitur unggulan yang tentu bisa dipertimbangkan. Sebut saja seperti Zoom, Demio, WebinarNinja, WebEx, dan lain sebagainya. Bagaimana memilih perangkat yang tepat? Berhubung satu sama lain menghadirkan fitur unggulan dan beberapa terbilang sama atau mirip. Maka bisa menimbang fitur di perangkat mana yang sekiranya paling dibutuhkan dan bermanfaat. Pertimbangkan pula mengenai reputasi dari perangkat tersebut, jika dikabarkan sering eror maka bisa mempertimbagkan perangkat lain yang reputasinya lebih baik. Selain pilih pula yang user friendly agar mudah digunakan baik oleh penyelenggara maupun peserta seminar.
3. Menyiapkan Materi
Jika sudah menentukan topik yang dirasa tepat dan perangkat yang sekiranya cocok pun sudah dipilih. Maka bisa menyiapkan materi untuk disampaikan di acara seminar secara daring tersebut. Menyiapkan materi bisa disesuaikan dengan dengan tipe webinar yang akan diselenggarakan. Apakah akan berupa presentasi memakai semacam PowerPoint atau berupa sesi tanya jawab. Apabila berbentuk presentasi maka bisa menyiapkan PowerPoint yang menarik dan menyampaikan keseluruhan topik. Sebaliknya, jika berupa diskusi maka bisa memilih pembicara atau narasumber yang dirasa menjadi ahli di bidang topik yang diangkat.
4. Menentukan Waktu
Hal penting berikutnya adalah mengenai waktu atau jadwal dari kegiatan seminar online tersebut. Menentukannya bisa melihat karakter atau kebiasaan dari audiens yang akan menjadi peserta acara seminar daring tersebut. Kenali waktu senggang yang dimiliki peserta ini di jam-jam berapa saja dan di hari apa saja. Apabila memang waktu senggang ini kebanyakan di akhir pekan maka jadwal acara bisa diatur di akhir pekan juga agar semua peserta bisa hadir.
5. Promosi
Jika semua hal penting diatas sudah disiapkan maka langkah selanjutnya adalah melakukan promosi. Mengapa? Tentunya untuk memastikan semakin banyak orang mengetahui acara seminar daring tersebut sehingga jumlah pesertanya banyak. Ada banyak cara bisa dilakukan untuk mempromosikan webinar misalnya dengan beriklan di Google, yaitu Google Ads. Bisa pula beriklan di media sosial populer seperti Facebook maupun instagram.
Menyelenggarakan seminar online memang butuh banyak persiapan, sehingga ada banyak hal wajib diketahui sebelumnya. Sehingga bisa memastikan acara satu ini berjalan lancar dan banyak peminat atau peserta. Anda bisa bekerjasama dengan Hanindo selaku EO terbaik di Jakarta untuk menyelenggarakan webinar.
