RUPS atau Rapat Umum Pemegang Saham merupakan komponen vital dalam tubuh sebuah perusahaan. Rapatnya sendiri diselenggarakan setiap tahun untuk membahas pertanggungjawaban para Direksi mengenai kondisi perusahaan. Terkait penyelenggaraannya, hal tersebut memiliki mekanisme dan jadwal yang sudah ditetapkan oleh OJK (Otoritas Jasa Keuangan). Berikut adalah penjelasan lengkapnya.
Secara umum penyelenggaraan rapat dilakukan setiap tahun, dan batas waktu maksimalnya sudah ditentukan dalam perundang-undangan. Penyelenggaraannya sendiri tidak hanya melibatkan OJK dan perusahaan yang bersangkutan, namun biasanya juga event organizer. Sehingga bisa menyediakan fasilitas ruang rapat yang memadai untuk menjamin kelancaran rapat tahunan tersebut. Adapun untuk mekanisme dari penyelenggaraan Rapat Umum Pemegang Saham ini meliputi beberapa aspek berikut:
1. Pembukaan
Penyelenggaraan rapat diawali dengan pembukaan, yakni menunjuk moderator untuk menyampaikan kalimat pembuka. Umumnya kemudian disusul oleh pidato sambutan dari direksi maupun komisaris perusahaan. Bisa diperlukan proses pembukaan rapat bisa dikembangkan ataupun sebaliknya.
2. Penetapan Jumlah Minimum Kehadiran Peserta
Suatu rapat yang dihadiri oleh para direksi, komisaris, dan pemegang saham tentunya tidak bisa diselenggarakan ketika jumlah pesertanya kurang memenuhi syarat. Sebab informasi yang dibahas sepanjang rapat sangat krusial, maka perlu dilakukan penetapan jumlah minimum kehadiran peserta atau kuorum (quorum).
3. Pembatasan Pendapat dan Pertanyaan Peserta
Penyampaian mengenai kondisi saham, pembagian dividen, masalah yang dihadapi perusahaan, dan sebagainya akan dibahas sepanjang rapat. Nantinya akan dibagi menjadi beberapa sesi agar informasi mengenai hal penting ini lebih jelas dan detail. Setiap sesi akan diisi dengan pengajuan pertanyaan dan pemberian jawaban, yang tentu jumlahnya harus dibatasi agar waktu penyelenggaraan lebih efisien.
4. Penetapan Keputusan
Setelah semua informasi penting selama setahun ke belakang dibahas dan sudah menerima berbagai pertanyaan sekaligus memberi jawaban yang dirasa memuaskan. Maka mekanisme berikutnya adalah penetapan keputusan yang menjadi inti dari penyelenggaraan RUPS itu sendiri.
5. Penutupan
Terakhir tentu saja penutupan rapat, yang nantinya akan dipimpin oleh moderator kembali. Sekaligus nantinya akan disampaikan ulang mengenai hasil rapat yakni keputusan yang sudah ditetapkan bersama, termasuk pembagian dividen jika memang ada.
Setelah mengetahui detail mekanisme dari rapat tahunan yang dihadiri direksi, komisaris, dan pemegang saham sesuai uraian di atas. Maka wajib mengetahui pula kapan rapat tahunan ini diselenggarakan, karena memang sifatnya wajib. Merujuk pada Undang-Undang No. 1 tahun 1995 yang membahas mengenai Perseroan Terbatas (PT) atau UUPT.Melalui pasal 65 ayat 2 UUPT tersebut dijelaskan bahwa penyelenggaraan rapat tahunan ini dilakukan setahun sekali. Batas waktunya adalah enam bulan setelah tutup buku di tahun sebelumnya, umumnya diselenggarakan pada bulan Juni setiap tahunnya dan memang sifatnya wajib. Meskipun penyelenggaraannya wajib, namun ada banyak keluhan dari pemegang saham yang mengaku rapat sengaja ditiadakan oleh direksi dan komisaris. Mengenai masalah ini memang menjadi pelanggaran undang-undang. Dijelaskan di pasal 57 UUPT ketika ada kelalaian dalam penyelenggaraannya maka sepenuhnya menjadi tanggung jawab komisaris dan direksi perusahaan. Sehingga penyelenggaraannya pun bisa segera dilakukan, dan bagi pemegang saham memiliki hak penuh untuk menolak maupun menerima apa yang disampaikan direksi dan komisaris selama rapat tersebut. Namun perlu melihat alasan mengapa rapat tahunan ini tidak atau batal dan mungkin diundur penyelenggaraannya. Misalnya saja untuk masa pandemi seperti sekarang, pihak OJK sudah menetapkan memberi kelonggaran bagi perusahaan untuk memundurkan jadwal RUPS.
Sebab selama pandemi tentunya pengelola perusahaan memiliki banyak batasan untuk mengolah data yang akan disampaikan di dalam rapat tersebut. Solusi lainnya adalah menggelar rapat tahunan secara online, dan bisa menggunakan jasa event organizer seperti Hanindo yang sudah berpengalaman.
