Anda mungkin sudah tidak asing lagi dengan istilah event organizer atau yang lebih akrab disebut EO. Dikarenakan saat ini banyak orang, komunitas, bahkan perusahaan yang sering mengadakan acara besar-besaran. Baik itu acara peringatan ulang tahun, gathering, pernikahan, product launching, dan lain sebagainnya.
Dari situlah banyak orang yang lebih memilih memakai jasa event organizer untuk mengatur acara tersebut. Selain menghemat waktu si penyelenggara, EO juga berperan penting dalam mengatur segala persiapan hingga pelaksanaan acara.
Sebelum menggunakan jasa tersebut, kenali terlebih dahulu event organizer itu apa, peranan, dan workflow yang dimilikinya sebagai berikut.
Event organizer adalah suatu kelompok yang menyediakan jasa profesional untuk membantu mensukseskan berjalannya acara. Banyak acara yang bisa di-handle oleh EO, baik itu acara formal maupun non-formal.
Tidak sembarangan, EO profesional memiliki tim khusus yang sudah memiliki banyak pengalaman dalam mengatasi berbagai macam acara.
EO memiliki peran penting dalam suksesnya suatu acara. Berikut ini merupakan beberapa peran yang dimiliki oleh EO profesional.
Di balik suksesnya acara yang dikoordinir oleh EO, mereka juga memiliki banyak tahapan yang harus dilalui. Berikut merupakan workflow/cara kerja event organizer.
Pertama, EO akan mengadakan pertemuan dengan kliennya untuk mendiskusikan tentang acara yang akan diselenggarakan dan ekspektasi yang diinginkan. Setelah menemukan titik terang, tim dari EO akan mulai merumuskan dan menyusun konsep acara.
Ada beberapa hal penting yang akan dibahas, seperti tema, tempat, kebutuhan anggaran, pendanaan, teknis acara, dan SDM yang dibutuhkan.
Setelah melakukan perumusan, EO akan mulai membuat daftar berbagai kebutuhan acara. Mulai dari rundown, vendor, catering, hingga kebutuhan pendukung lainnya.
Baru setelah itu, mereka akan menyusun semua kebutuhan biaya/anggaran acara. Biasanya akan dilakukan pemisahan anggaran untuk masing-masing kebutuhan agar mudah untuk diawasi.
Penyedia jasa EO tentu memiliki beberapa staf dan nantinya akan dibagi menjadi beberapa divisi dengan jobdesk yang berbeda. Hal tersebut bertujuan untuk menghemat waktu dan mempercepat segala persiapan.
Setelah semua konsep tersusun dengan matang, EO akan menentukan sumber pendanaan untuk acara yang akan dilaksanakan. Biasanya EO akan menggunakan dana pribadi, donatur, maupun dana dari sponsor.
EO juga akan memberikan timeline dan deadline kepada masing-masing divisi. Agar semua pekerjaan dapat dilakukan dengan baik hingga hari berlangsungnya acara. Menjelang hari-H, EO biasanya akan mengadakan geladi bersih demi kelancaran acara pada hari pelaksanaan.
Pada hari pelaksanaan acara menjadi tahap akhir dari tugas event organizer. Tim dari EO akan tetap standby untuk berjaga-jaga ketika terjadi hal-hal yang tak terduga untuk dapat memberikan solusi.
Itulah penjelasan tentang event organizer beserta dengan peranannya. Anda bisa menggunakan jasa dari salah satu event organizer Jakarta, yaitu Hanindo Communication. EO yang handal, profesional, dan berpengalaman dalam menyelenggarakan banyak acara.
