Apa yang dimaksud dengan virtual event? Virtual event adalah sebuah acara yang diselenggarakan secara online melalui bantuan aplikasi video conference seperti zoom. Acara ini akan lebih memudahkan karena tidak perlu persiapan yang berbelit. Lantas kenapa harus virtual event? Virtual event diadakan guna memudahkan komunikasi dan sehingga semua orang tidak perlu datang langsung ke tempat acara. Hal ini juga sangat bagus untuk menghentikan penyebaran virus Covid yang masih melanda dunia. Karena Anda hanya perlu menyaksikan dan mengikuti acara melalui gawai atau desktop milikmu.
Untuk mengadakan acara virtual event, tentunya memerlukan banyak sekali riset dan persiapan yang dibuat. Persiapan event online ini akan menentukan kesuksesan sebuah acara yang Anda selenggarakan. Lantas, apa saja sih persiapan yang harus dilakukan? Berikut kami sajikan informasinya untuk Anda.
1. Cek Outline atau Rundown
Outline atau rundown merupakan gambaran besar dari sebuah acara. Biasanya berisi kerangka mengenai apa saja yang bakal dilakukan pada acara tersebut. Outline dan rundown menjadi sangat penting, mengingat kelancaran sebuah acara bisa tercapai dengan susunan dan rangkaian acara yang jelas. Selain itu, Anda bisa mempersiapkan banner acara, virtual background, hingga materi agar acara bisa lebih menarik.
2. Cek Kelengkapan Materi acara
Materi di tiap sesi biasanya akan berbeda-beda. Anda harus memperhatikan kesiapan materi yang akan dibawakan oleh MC dan narasumber. Anda bisa berdiskusi terlebih dahulu kepada Narasumber mengenai materi yang bakal disampaikan. Dengan begitu, MC dapat dengan mudah mempelajari susunan acara yang bakal dilakukan. Selain itu, kesiapan materi juga bakal menentukan acara tersebut menarik atau tidak. Pasalnya, ketika mengadakan acara tanpa persiapan materi yang matang, biasanya akan membuat audiens bosan.
3. Mempersiapkan platform streaming
Platform streaming menjadi media untuk menggelar sebuah acara. Karena yang digunakan adalah virtual event berbasis Zoom, jadi persiapkan sebaik mungkin. Anda dapat mempersiapkan mulai dari durasi acara, lalu membuat Schedule kapan link Zoom dapat diakses, video bumper, background virtual, dan lain sebagainya.
4. Mengetes Koneksi Internet
Kendala event online terletak pada koneksi jaringan internet. Tanpa adanya koneksi internet yang bagus, acara tidak akan berjalan dengan lancar. Karena audiens bakalan meninggalkan acara jika sering terjadi gangguan jaringan. Untuk itu, pastikan agar koneksi internet yang Anda gunakan sudah memadai. Pastikan gunakan koneksi internet yang bagus di daerah Anda. Dengan begitu, Anda bisa sedikit lebih tenang dan tidak khawatir adanya gangguan internet yang mungkin terjadi di tengah acara.
5. Briefing dan Gladi Resik
Briefing dan gladi resik wajib Anda lakukan ketika hendak menjalankan event online. Dengan melakukan briefing, acara bakalan lebih tertata rapi. Selain itu, gladi resik bakal memudahkan Anda dan tim mengenai gambaran besar dari acara yang digelar. Jadi Anda bisa tahu kiranya apa yang masih kurang di acara tersebut. Jika masih ada hal yang kurang menarik dan perlu perubahan, maka bisa diubah sedikit demi kelancaran acara.
5 persiapan virtual event dengan zoom yang telah kami sampaikan di atas, bisa Anda terapkan sendiri guna melancarkan acara yang Anda gelar. Melalui perencanaan dan persiapan yang matang, kesuksesan sebuah acara bisa tercapai dengan mudah. Jika Anda mencari virtual event organizer Indonesia untuk mengadakan acara, hanindo siap membantu. Hanindo dapat menyiapkan semuanya, mulai dari outline, rangkaian acara, materi, MC, koneksi internet, hingga platform streaming. Jadi Anda tidak perlu repot mengurus hal-hal demikian. Selain virtual event, Hanindo juga dapat membantu Anda yang hendak menggelar acara outdoor. Anda bisa menyesuaikan dengan acara apa yang hendak diselenggarakan.
