Di masa pandemi seperti sekarang menggelar RUPS digital menjadi langkah terbaik untuk dilakukan. Sehingga sebuah organisasi atau perusahaan bisa memperkecil penyebaran pandemi Covid-19 namun oprasional tetap berjalan. Yang menjadi pertanyaan sekarang adalah, sudahkah anda mengetahui tata cara melakukan RUPS berbasis media digital? Pastikan dulu untuk mengetahuinya sehingga RUPS yang digelar bisa berjalan lancar sekaligus efektif
RUPS adalah organ penting dalam sebuah PT (Perseroan Terbatas) yang bisa disebut pula sebagai sebuah perusahaan yang memiliki kewenangan eksklusif. Dikatakan eksklusif karena memang wewenang yang dimiliki anggota RUPS ini tidak dimiliki oleh direksi maupun Dewan Komisaris. RUPS atau Rapat Umum Pemegang Saham dilakukan secara tahunan yakni RUPST (Rapat Umum Pemegang Saham Tahunan) dan juga RUPSLB (Rapat Umum Pemegang Saham Luar Biasa Keduanya dilakukan secara tahunan untuk membahas berbagai masalah di perusahaan yang bersangkutan. Misalnya saja mengenai laporan keuangan maupun laporan kegiatan. Tidak hanya bisa diselenggarakan secara offline atau konvensional, namun bisa pula secara online. Umumnya perusahaan akan menggunakan jasa EO untuk menyelenggarakan RUPS digital secara efektif dan efisien. Lantas, bagaimana cara menyelenggarakannya? Berikut penjelasan detailnya.
Penyelenggaraan RUPS secara digital diatur di dalam Peraturan Otoritas Jasa Keuangan (POJK) yakni No 16/POJK.04/2020. Peraturan tersebut membahas mengenai pelaksanaan RUPS secara online atau secara elektronik. Berdasarkan peraturan ini maka sebuah perusahaan bisa menggelar RUPS secara digital yang kemudian disebut e-RUPS memakai media elektronik digital. Misalnya menggunakan video telekonferensi, dan dilakukan oleh perusahaan yang bersangkutan menggunakan jasa lembaga e-RUPS yang sudah ditunjuk oleh OJK. Sedangkan sistemnya akan disediakan oleh perusahaan itu sendiri, sehingga bisa menggelar RUPS sesuai dengan kebutuhan perusahaan tersebut.
Sebelum menggelar RUPS secara online, maka perusahaan wajib memenuhi beberapa syarat berikut ini:
● Informasi mengenai rencana penyelenggaraan e-RUPS wajib dimuat dalam surat pemberitahuan RUPS kepada OJK dan dimuat dalam surat pengumuman maupun undangan para peserta.
● Secara fisik RUPS akan dihadiri oleh para pimpinan, meliputi satu anggota dari Dewan Komisaris maupun Dewan Direksi.
● e-RUPS diselenggarakan di lokasi yang sama dengan RUPS konvensional.
● Para peserta bisa menghadiri e-RUPS secara online maupun dengan datang langsung.
Setelah memenuhi berbagai persyaratan di atas, perusahaan pun diwajibkan untuk mengatur beberapa hal penting berikut ini:
1. Mengatur mengenai syarat, cara mendaftar, hak akses, dan pembatalan pendaftaran e-RUPS.
2. Mengatur biaya untuk pendaftaran e-RUPS.
3. Mengatur penyampaian informasi mengenai penggunaan e-RUPS.
4. Mengatur semua hak maupun kewajiban bagi pihak yang mengakses e-RUPS.
5. Mengatur pembatasan hak akses terhadap e-RUPS.
6. Mengatur ketersediaan dan kerahasiaan informasi selama e-RUPS berjalan.
7. Mengatur mekanisme pengambilan dan pelaporan data.
8. Mengatur perlindungan data pribadi peserta e-RUPS.
9. Mengatur penghentian penyediaan layanan kepada para peserta untuk sementara.
Setelahnya perusahaan sudah bisa melakukan e-RUPS menggunakan sistem yang sudah dibuat oleh internal perusahaan. Jalannya e-RUPS sendiri bisa memilih media yang dirasa sesuai, dengan menggunakan jasa event organizer yang ditunjuk sebelumnya. Sedangkan untuk mekanisme jalannya e-RUPS bisa disamakan dengan RUPS konvensional. Yakni tetap terdapat proses pembukaan e-RUPS, menetapkan jumlah minimum kehadiran, pembahasan mengenai pendapat maupun pengajuan pertanyaan, disusul penentuan kesimpulan atau keputusan RUPS, dan tentunya penutupan e-RUPS itu sendiri.
Menggelar RUPS digital memang menjadi solusi di tengah pandemi seperti sekarang, dan bisa pula dilakukan ketika tidak memungkinkan untuk mengumpulkan semua anggota RUPS. Prosedurnya ternyata tidak bisa sembarangan, karena proses e-RUPS ini diatur oleh OJK dengan peraturan khusus. Detail informasinya tentu seperti yang dijelaskan di atas, sehingga perlu dipahami agar tidak salah langkah. Anda bisa berkonsultasi ke Hanindo selaku penyedia jasa event organizer Jakarta.
