Dalam upaya melaksanakan kebijakan pemerintah, POJK telah membuat peraturan terkait penyelenggaraan rapat umum pemegang saham (RUPS) secara elektronik. Tata cara teknis e-RUPS ini akan membantu perusahaan lebih efektif dan efisien dalam pengambilan keputusan bisnis, meski ancaman Covid-19 terus terjadi. Tata cara teknis dalam pelaksanaan RUPS secara elektronik ini menjadi poin terakhir dari 5 pokok pengaturan POJK terkait penyelenggaran RUPS di tengah pandemi. Nah, bagaimana tata cara teknis yang harus dilakukan bagi Perusahaan Terbuka dan penyedia e-RUPS dalam RUPS secara online tersebut?
Pelaksanaan Teknis e-RUPS untuk Perusahaan Terbuka
Menurut ringkasan POJK terkait pelaksanaan RUPS elektronik terdapat 8 poin penting dalam pelaksanaan e-RUPS untuk perusahaan terbuka. Berikut 8 teknis pelaksanaannya:
- Masih diwajibkan adanya kehadiran fisik terbatas. Kehadiran minimal tersebut harus dipenuhi oleh pimpinan RUPS, 1 anggota direksi atau dewan komisaris, dan profesi penunjang.
- Diberikan kesempatan terhadap pemegang saham untuk hadir secara fisik dengan kuota tertentu.
- Kehadiran pemegang secara elektronik juga dianggap sama dengan kehadiran secara fisik. Bentuk dari kehadiran ini dianggap sah, dan bagian dari pemenuhan kuorum.
- Kondisi tertentu dapat membatasi jumlah kehadiran fisik bagi para pemegang saham. Kehadiran dalam kondisi tertentu ini bisa ditentukan berdasarkan aturan pemerintah atau persetujuan dari OJK.
- Ketentuan dari kehadiran secara fisik dalam kondisi tertentu tersebut ditetapkan oleh pemerintah. Kondisi ini bisa karena potensi penyebaran pandemi yang berbahaya, atau lain sebagainya. Kondisi tertentu tersebut juga bisa dengan persetujuan dari OJK.
- Pemberian suara dari pemegang saham bisa dilakukan setelah pemanggilan hingga pembukaan acara.
- Pemberian suara dalam RUPS elektronik sah, dan dianggap sama dengan kehadiran fisik. Pemegang saham yang memberikan suara sebelum e-RUPS juga dianggap sudah sah menghadiri RUPS.
- Risalah e-RUPS yang dihasilkan dari rapat wajib dibuat dalam bentuk akta notariil. Akta ini dibuat oleh notaris yang terdaftar di OJK. Selain itu, nota ini juga tetap sah tanpa tanda tangan dari para peserta RUPS.
Pelaksanaan Teknis Penyedia e-RUPS
Pelaksanaan teknis bagi penyedia RUPS Online juga sangat penting dan harus diketahui. Hal ini sesuai dengan Pasal 7 Ayat 4 POJK No. 16 Tahun 2020. Berikut poin-poin teknis yang harus dilakukan oleh penyedia e-RUPS:
- Aturan persyaratan dan tata cara pendaftaran, pemberian hak akses untuk pengguna e-RUPS, hingga pembatalan pendaftaran oleh penyedia e-RUPS.
- Adanya biaya pendaftaran dan penggunaan e-RUPS. Sebagai lembaga penyedia e-RUPS yang ditunjuk atau yang disetujui OJK, penyedia OJK juga harus memenuhi berbagai aturan dari OJK terkait biaya pendaftaran tersebut.
- Penyedia e-RUPS harus memberikan mekanisme tata cara penggunaan RUPS secara elektronik.
- Penyedia e-RUPS juga harus membatasi akses dalam penggunaan RUPS secara online. Hal ini untuk menghindarkan adanya tindakan pengambilan data dari orang-orang yang tidak berkepentingan.
- Penyedia e-RUPS harus bisa menjaga kerahasiaan, keutuhan, dan ketersediaan informasi. Semua hal yang terdapat dalam e-RUPS harus dijaga secara ketat.
- Penyedia e-RUPS juga harus mempersiapkan pelaporan dan pengambilan data dari e-RUPS. Adanya laporan ini menjadi kewajiban pelaporan perusahaan publik.
- Penyedia e-RUPS harus memberikan perlindungan data pribadi yang menggunakan aplikasi e-RUPS. Aturan ini sesuai dengan peraturan perundang-undangan dalam hal kerahasiaan data pribadi.
- Penyedia e-RUPS juga punya wewenang dalam penghentian penggunaan layanan.
- Dalam pelaksanaan tata cara e-RUPS ini pemerintah memberikan hak untuk memilih penyedia e-RUPS profesional yang telah mendapat persetujuan. Hanindo Telecommunication hadir menjadi yang terdepan untuk membantu pelaksanaan kegiatan tersebut.
Sebagai salah satu perusahaan yang bergerak di bidang event organizer, advertising, dan media creative yang handal di Jakarta, Hanindo telah bekerjasama dengan berbagai perusahaan besar. Cakupan industri yang telah bekerjasama mulai dari bisnis dalam bidang telekomunikasi, transportasi, konstruksi, kesehatan, finansial, investasi, hingga FMCG. Karena itu, Hanindo mendapatkan kepercayaan yang sangat luas dari berbagai industri tersebut.
Itulah 8 tata cara teknis dalam penyelenggaraan rapat umum pemegang saham online atau e-RUPS yang harus dilakukan. Dengan kredibilitas yang dibangun sejak 1999, Hanindo adalah mitra terbaik dalam pelaksanaan salah satu proses penting dalam pengambilan keputusan di perusahaan ini. Jadi, ambil kesempatan untuk mendapatkan mitra terbaik bersama Hanindo sekarang juga.
