Adanya larangan aktivitas berkumpul karena pandemi Covid-19, tentu saja virtual gathering menjadi pilihan terbaik untuk mengadakan acara tatap muka secara online.
Maka, wajar jika saat ini sudah cukup banyak event organizer (EO) yang menawarkan jasa gathering untuk mengadakan sebuah pertemuan tatap muka secara virtual.
Event virtual memang menjadi alternatif terbaik di saat pandemi seperti saat ini sebagai solusi dalam mengadakan berbagai acara atau program yang membutuhkan komunikasi tatap muka tanpa perlu bertemu langsung.
Jika Anda memiliki rencana mengadakan pertemuan (rapat atau perayaan) secara virtual, ada beberapa tips yang bisa Anda pertimbangkan dalam memanfaatkan jasa dari penyedia EO yang berpengalaman, antara lain sebagai berikut:
Meski akan berbeda jika langsung bertatap muka, tentu Anda bisa mengadakan gathering yang menarik walaupun sebatas secara virtual/online.
Anda harus memilih tema yang cocok dan punya daya tarik bagi para tamu undangan yang hendak diajak. Pertemuan yang simpel dan santai (semiformal) serta sesuai dengan target audiens bisa menjadi pilihan yang tepat untuk menghidupkan suasana.
Tak hanya itu, tips lain yang bisa Anda lakukan dalam melaksanakan virtual event, Anda harus menyusun sekaligus menentukan waktu yang tepat.
Tentukan waktu yang paling berpotensi para hadirin bisa mengikuti pertemuan virtual tersebut dan buatlah susunan acara secara rinci namun tak memicu rasa kebosanan.
Hindari segmen sambutan yang terlalu panjang dan pastikan menggunakan bahasa yang lebih santai. Ini merupakan tips yang cukup efektif dalam menjalankan program gathering secara virtual agar para hadirin tidak bosan.
Tak berbeda dengan acara tatap muka langsung, acara gathering secara virtual pun juga perlu biaya meski tak sebanyak jika acara dilakukan secara tatap muka langsung.
Misalnya saja untuk program doorprize atau games berhadiah yang sudah jelas memerlukan anggaran agar bisa terimplementasi.
Anda bisa berdiskusi terkait soal anggaran biaya untuk pengadaan acara gathering tersebut bersama panitia yang terbentuk.
Selain itu, Anda juga harus menentukan siapa saja tamu undangan yang hendak Anda ajak hadir dalam acara gathering secara virtual tersebut.
Hal ini sangat penting agar Anda lebih mudah menyusun tema acara agar sesuai dengan tamu undangan yang akan mengikuti acara pertemuan virtual tersebut.
Untuk Anda yang ingin menghangatkan suasana gathering virtual agar lebih akrab, Anda harus mempersiapkan satu segmen games dalam susunan acara.
Anda bisa mengadakan doorprize sebagai salah satu agenda dalam acara yang dilakukan secara virtual tersebut.
Selain itu, ada baiknya juga Anda membuat games lain berhadiah sehingga akan lebih memicu para tamu undangan agar lebih tertarik untuk turut serta berpartisipasi.
Jika Anda merasa belum mampu menyusun konsep acara virtual, Anda bisa mempercayakan kepada EO Hanindo sebagai salah satu perusahaan event organizer terbesar di Indonesia.
Jadi, Anda tak perlu ragu. Selaku penyedia jasa event organizer terbaik, profesional, dan berpengalaman dalam menyusun berbagai acara virtual gathering, tentu saja kami siap memberikan pelayanan virtual event organizer secara profesional.
