Menyelenggarakan rapat umum pemegang saham secara online tentu berbeda dengan rapat umum secara konvensional. Ada beberapa hal yang harus diperhatikan dengan baik oleh semua orang khususnya penyelenggara agar acara ini berjalan baik. Baik penyelenggara ataupun peserta e-RUPS, harus menyiapkan segalanya dengan sempurna sebelum acara dimulai. Simak beberapa tips di bawah ini agar RUPS tahunan bisa berjalan dengan baik.
Hal pertama yang harus dipersiapkan dengan baik agar seluruh acara RUPS digital bisa berjalan dengan baik adalah menyiapkan berkas. Seluruh berkas yang dibutuhkan untuk menjalankan rambat harus dalam bentuk digital baik itu selain persentasi atau PDF. Karena semua dilakukan secara digital maka berkas ini wajib disiapkan terlebih dahulu. Apabila rapat sudah dijalankan maka berkas bisa ditampilkan secara langsung. Selain itu bisa juga dikirimkan kepada para pemegang saham. Hindari untuk tidak menyediakan berkas secara digital khususnya hal yang sangat penting. Paling tidak satu bulan sebelum rapat diadakan berkas itu harus sudah selesai dan harus dilihat oleh para otoritas untuk dilihat atau dicek apakah ada kesalahan atau tidak. Jika sudah tidak ada kesalahan maka bisa langsung digunakan.
Fungsi RUPS online atau digital adalah untuk melakukan agenda tahunan termasuk pengambilan keputusan. Khusus untuk pemilik perusahaan, berbagai jenis perangkat yang dibutuhkan seperti komputer hingga layar proyektor harus sudah ada. Hal ini harus dipersiapkan sejak jauh-jauh hari agar tidak memiliki masalah saat rapat berlangsung. Selain itu perangkat lain seperti jaringan internet juga harus tersedia dengan baik agar saat menjalankan rapat tidak terputus di tengah jalan. Khusus untuk para pemegang saham yang mengikuti rapat juga harus memiliki jaringan internet yang baik dan perangkat yang mumpuni. Dengan begitu mereka bisa mendengarkan rapat tanpa ada jeda dan mengikuti berbagai kegiatan termasuk melakukan voting.
Agar semua pemegang saham bisa datang dan mengikuti acara RUPS tahunan secara digital, undangan harus disebar secara online. Undangan ini biasanya akan dibuat jauh-jauh hari agar semua orang bisa bersiap-siap dalam menjalankan rapat. Para pemegang saham yang menggunakan aplikasi tertentu untuk membeli saham dari perusahaan. Biasanya akan mendapatkan undangan dari mereka. Jadi undangan akan dikirim secara digital untuk menghadiri rapat dengan berbagai ketentuan. Dalam undangan harus disertakan berbagai persyaratan. Dengan begitu para peserta rapat bisa datang secara digital tanpa melakukan kesalahan sekalipun. Apabila dibutuhkan bisa dibuat semacam tutorial atau video agar tidak ada yang melakukan kesalahan.
Meski bisa dilakukan secara online, rapat umum pemegang saham tetap harus mengikuti aturan atau hukum yang sudah ditetapkan. Ada banyak sekali standar yang harus diikuti sehingga acara ini bisa berjalan secara formal dan legal. Perusahaan disarankan untuk melakukan riset terlebih dahulu khususnya pada tim legal. Dengan begitu berbagai acara yang dilakukan tidak akan mendapatkan masalah di kemudian hari. Disarankan juga untuk menggunakan layanan dari penyedia e-RUPS seperti Hanindo. Jadi, perusahaan tidak perlu memikirkan banyak dan cukup fokus pada materi rapat.
Hal terakhir yang harus dilakukan saat akan menyediakan atau menyelenggarakan rapat umum pemegang saham adalah membuat rencana cadangan. Hal ini harus diperhatikan dengan baik karena tidak ada yang tahu jika di tengah jalan bisa muncul masalah. Rencana cadangan ini harus dipersiapkan untuk menyelesaikan kemungkinan masalah yang ada. Dengan begitu rapat tetap akan berjalan dengan baik tanpa ada gangguan sama sekali. Jadi berbagai keputusan dalam rapat bisa dilakukan dengan cepat dan efisien.
Penyelenggaraan rapat umum pemegang saham secara online bisa berjalan dengan baik asas seluruh tips diatas dilakukan. Yang paling penting dari semua adalah perusahaan bisa menggunakan jasa event organizer agar seluruh acara berjalan dengan baik. Dengan menggunakan event organizer seperti Hanindo, seluruh keperluan rapat akan disediakan dengan sempurna. Bahkan perangkat penunjang juga akan disediakan sehingga perusahaan hanya perlu menyediakan berbagai file yang diperlukan untuk e-RUPS secara digital.
