Pandemi masih terus berlanjut, sedangkan berbagai kegiatan harus tetap berjalan, solusinya adalah mengarahkannya ke dunia digital. Beberapa perusahaan, organisasi, atau komunitas mulai banyak mengadakan virtual event, sehingga berbagai aktivitasnya bisa tetap berjalan optimal. Meskipun gagasan ini sebenarnya sudah ada sejak lama, tetapi masih banyak pihak yang belum bisa mengoptimalkan pelaksanaannya. Masih sering menemui kejadian seperti trolling chat, kesulitan mengakses link, dan beberapa kendala teknis lainnya. Permasalahan tersebut sepele, bahkan tidak mengganggu rangkaian acara secara keseluruhan, tetapi sering terjadi. Sehingga terkadang membuat peserta merasa tidak nyaman serta menimbulkan kesan kurang profesional, karenanya harus bisa menghindari hal tersebut.
Zoom sendiri sudah mengetahui ada berbagai kendala tersebut, karenanya terdapat beberapa fitur khusus yang dihadirkan agar mengurangi munculnya kendala tersebut. Agar event virtual Anda bisa berjalan maksimal, berikut beberapa tips optimasinya.
Zoom sebagai salah satu virtual event platform yang paling populer biasanya memiliki kendala apabila jumlah pesertanya banyak. Tidak semua orang bisa join, kendalanya utamanya adalah passwordnya invalid. Hendak mengubah passwordnya juga tidak memungkinkan. Solusinya adalah memberikan alternatif cara bergabung yang lain, yaitu melalui streaming di platform seperti Youtube dan Facebook. Zoom memiliki fitur integrasi dengan Facebook dan Youtube secara langsung, sehingga eventnya bisa diakses tanpa harus ikut room.
Zoom memiliki fitur “Webinar Mode” apabila ingin mengadakan event terbuka untuk umum. Melalui mode tersebut berbagai fitur interaktif dengan peserta dibatasi, seperti menghapuskan fitur chat, peserta tidak bisa menyalakan audio atau video, dan sebagainya. Fitur tersebut tak tersedia di ruangan Zoom standar, sehingga terkadang rentan ada gangguan. Contoh sederhana dan sering terjadi adalah adanya peserta tak sengaja menyalakan audio dan mengganggu panelis yang sedang menyampaikan materinya.
Beberapa organisasi atau lembaga juga ingin mengadakan virtual event Indonesia, yang mengajak banyak sekali peserta sekaligus. Tantangannya adalah bagaimana membatasi chat tetapi tetap memberikan peluang bagi peserta untuk bertanya. Tipsnya adalah membatasi ruang chat “peserta” ke “peserta”, tetapi membuka “peserta” ke “panelis”. Melalui batasan tersebut pesan peserta hanya dapat dilihat oleh panelis saja, sehingga mengurangi kemungkinan adanya gangguan akibat banyaknya notifikasi dari kolom chat.
Salah satu masalah umum dan sering terjadi berikutnya adalah meetingnya sudah berlangsung tetapi panelisnya belum siap atau masih ada kendala teknis. Seperti share screen tak berjalan optimal, audionya putus – putus, serta berbagai kendala lainnya. Agar memastikan panelisnya siap, bisa membuka “practice session” panelis dan tim panitia dapat mencoba stream tanpa harus satu ruangan dengan peserta. Peserta yang sudah hadir di ruangan hanya bisa melihat tulisan “waiting”, forum baru mulai ketika Anda mengkonfirmasi tombol “broadcast”.
Tips terakhir adalah mengoptimalkan “post attendee URL” karena masih banyak sekali lembaga tidak memanfaatkan fasilitas ini. Fasilitas post attendee URL berfungsi mengarahkan peserta setelah mengikuti rangkaian acara menuju ke situs Anda. Anda bisa memanfaatkan momen tersebut untuk menggaet survei, menawarkan program lain, hingga memberitahukan sesi meeting berikutnya.
Memang tips tadi sedikit membutuhkan persiapan dan rumit diterapkan, tetapi ada solusi lain agar zoom meeting berjalan dengan optimal. Salah satunya menggunakan jasa virtual event organizer Hanindo yang sudah terbukti memandu berbagai event besar. Kesuksesan eventnya tidak hanya bergantung dari perencanaan saja, tetapi juga eksekusi dan pelaksanaannya. Memilih pelaksana virtual event yang sudah berpengalaman seperti Hanindo bisa meminimalisir kendala serta mengoptimalkan kepuasan peserta.
