Acara virtual online semakin marak pada masa pandemi ini. Sebab banyak orang membutuhkan hiburan, tetapi tidak bisa keluar rumah. Jalan satu-satunya adalah menonton acara virtual melalui berbagai platform daring atau streaming yang umumnya direncanakan oleh virtual event organizer.
Namun, apa sebenarnya virtual event organizer itu? Virtual event organizer adalah penyedia jasa yang mengadakan sebuah acara. Tugasnya adalah merencanakan, menyusun acara, mengatur semua komponen suatu acara, hingga memastikan jalannya acara bisa berlangsung dengan lancar.
Penyedia jasa event organizer saat ini banyak sekali jumlahnya. Lalu bagaimanakah tips memilih event organizer yang cocok untuk acara virtual Anda? Berikut ini adalah daftar hal-hal yang wajib Anda perhatikan supaya tidak terjebak event organizer abal-abal.
1. Reputasi
Jasa virtual event yang baik dan berkompeten dapat dilihat dari portofolionya. Mulai dari konsep, kelancaran acara, hingga pencapaian dari event organizer tersebut. Anda juga bisa menanyakan secara langsung terkait acara yang pernah dikerjakan, dengan begitu Anda dapat mengetahui reputasinya.
Yang juga dapat dicermati selain reputasi adalah sikap kedisiplinan dari tim event organizer itu sendiri. Anda dapat bertanya kepada teman Anda yang pernah menggunakan penyedia jasa serupa sehingga bisa mengetahui kinerjanya. Dengan kedisiplinan, maka acara Anda tidak akan mundur atau keluar dari jadwal.
2. Penawaran Layanan
Event organizer yang memiliki reputasi baik akan menawarkan layanan secara rinci dan lengkap. Anda sebagai calon konsumen berhak untuk menanyakan apa yang disediakan oleh penyedia jasa tersebut, platform apa yang akan digunakan, kualitas jaringan internet, sampai agensi bakat mana yang akan dipakai.
3. Diskusi
Diskusi antara klien dan penyedia jasa sangatlah penting. Jasa virtual event Indonesia yang berkompeten dan memiliki reputasi baik, akan menerima masukan dan berusaha menerjemahkan rancangan konsep dari calon kliennya dengan semaksimal mungkin.
Event organizer yang baik tidak akan keras kepala dengan memaksakan kehendak mereka sendiri tanpa memikirkan klien.
4. Budgeting
Biasanya, semakin bagus sebuah event organizer, maka semakin mahal juga bayarannya. Namun, tidak menutup kemungkinan ada sebuah event organizer yang memiliki nilai sepadan dengan budget yang Anda miliki. Mereka akan memaksimalkan layanan dengan kondisi budget Anda.
5. Laporan
Perkembangan tentang jalannya sebuah acara mulai dari persiapan hingga selesainya acara sangatlah penting. Event organizer seharusnya dapat memberikan laporan-laporan tersebut kepada Anda secara informatif dan komunikatif, sehingga Anda tidak merasa risau dan tenang.
6. Testimoni
Testimoni erat kaitannya dengan reputasi serta kinerja yang diberikan oleh event organizer. Testimoni dapat Anda lihat dengan mengunjungi website atau media sosial media event organizer yang Anda minati.
Dari testimoni dan referensi pengguna jasa lainnya, Anda dapat menentukan apakah event organizer ini cocok menangani acara virtual online Anda atau tidak. Sementara event organizer abal-abal berpotensi merusak acara yang sudah Anda nanti-nantikan, bahkan membawa kabur uang Anda. Ketelitian dalam menentukan jasa event organizer juga perlu Anda lakukan sebelum menyewa jasa mereka.
Itulah beberapa tips yang dapat Anda terapkan ketika sedang mencari jasa virtual event organizer Indonesia yang cocok untuk acara online. Hal ini dapat Anda jadikan sebagai referensi dalam memilih penyedia jasa yang tepat.
Jika masih kebingungan, Anda dapat menggunakan jasa virtual event organizer tepercaya seperti Hanindo. Hanindo sejak 2009 telah dipercaya oleh ratusan perusahaan publik dalam menyelenggarakan acara-acara spesial. Hal ini menunjukkan bahwa Hanindo berkomitmen membuat acara Anda lancar dan memuaskan.
