Forum tingkat tinggi dalam sebuah perusahaan adalah RUPS. Rapat Umum Pemegang Saham ini dihadiri oleh jajaran direksi, dewan komisaris, dan para pemegang saham. Nah, tentunya agenda ini harus berjalan dengan maksimal tanpa ada halangan apapun, bukan?
Untuk itu, Anda harus mengetahui beberapa hal terkait dengan jalannya RUPS ini, hal-hal yang harus dibahas, hingga faktor teknisnya. Simak 5 tips berikut agar Anda bisa menyelenggarakan RUPS dengan baik tanpa halangan sedikitpun.
Dalam menentukan time table _tentunya Anda harus benar-benar memahami apa saja yang harus dilakukan dari mulai persiapan hingga agenda RUPS. _Time table RUPS ini juga berkaitan dengan banyak sekali agenda yang harus dipersiapkan sebelum dan saat rapat.
Time table yang dilakukan sebelum acara berupa pemberitahuan terhadap OJK. Kemudian, ada panggilan RUPS kepada semua pihak yang terlibat, mulai dari direksi, dewan komisaris, hingga para pemegang saham, tergantung dari mekanisme RUPS yang diselenggarakan.
RUPS tahunan pemanggilan bisa dilakukan oleh pihak direksi. Untuk RUPS Luar Biasa bisa dilakukan oleh dewan komisaris maupun pemegang saham yang memiliki saham 10% dari total saham.
Susunan acara dalam RUPS ini berkaitan dengan materi RUPS. Seperti tujuan laporan keuangan, laporan kegiatan, penentuan direksi atau dewan komisaris, penentuan gaji atau tunjangan, dan lain sebagainya.
Susunan dari rangkaian acara ini juga bisa disesuaikan dengan jenis RUPS itu sendiri. Apakah RUPS tahunan ataukah RUPS Luar Biasa yang memiliki tujuan spesifik.
Berdasarkan tujuan tersebut disusun rangkaian acara yang harus memiliki tujuan spesifik. Semakin detail pembuatan rangkaian acara ini, membuat acara akan semakin mendukung lancarnya acara.
Penyelenggaraan RUPS sendiri sangat fleksibel. Tidak harus berada di perusahaan tersebut.
Bahkan boleh dilakukan dimanapun asal tidak keluar dari wilayah Negara Kesatuan Republik Indonesia.
Biasanya perusahaan menyewa ruangan yang sangat luas untuk pertemuan ini. Hal ini dikarenakan ada banyak sekali orang yang dihadirkan, dari mulai jajaran direksi, dewan komisaris, dan yang paling banyak tentunya para pemegang saham.
Namun di kondisi tertentu, seperti saat pandemi seperti sekarang ini acara ini bisa dilakukan tanpa harus bertemu dalam satu ruangan. Agenda ini juga bisa dilakukan dengan menggunakan media telekonferens.
Untuk media ini penyelenggara harus mempersiapkan semua hal, termasuk aplikasi, kamera, dan lain sebagainya.
Selain tempat penyelenggaraan juga berbagai alat yang digunakan dalam menyampaikan presentasi. Alat-alat tersebut seperti mikrofon, LCD, alat tulis, dan lain sebagainya.
Dalam penyelenggaraan RUPS ini penyelenggara harus memiliki fasilitas pendukung yang memadai. Fasilitas pendukung tersebut bisa dalam bentuk adanya genset, microfon _tambahan, bahkan AC. Fasilitas pendukung ini harus dipersiapkan secara terperinci, sehingga tidak akan mengganggu jalannya acara.
Jika Anda menyewa _meeting room yang biasanya sudah menyediakan semua kebutuhan tersebut, maka Anda harus mengecek ulang. Apakah yang sudah dipersiapkan oleh penyedia jasa sudah memenuhi kebutuhan atau belum.
Mengadakan acara besar seperti ini seharusnya dilakukan oleh profesional yang berpengalaman. Dengan adanya pihak ketiga yang sudah banyak memiliki pengalaman dalam menyelenggarakan RUPS ini, tentunya akan semakin membuat agenda lebih mudah terlaksana.
Karena itu,Hanindo *hadir menjadi mitra terbaik dalam pelaksanaan RUPS tersebut. Kami memiliki pengalaman yang panjang dalam EO corporate, khususnya dalam kerjasama agenda RUPS ini.
Itulah 5 tips agar *RUPS bisa berhasil dengan baik. Jadi, tidak perlu ragu lagi untuk bekerjasama dengan EO corporate paling berpengalaman seperti yang dilakukan Hanindo ini.
