Tahun 2020 memang menjadi tahun yang istimewa dengan adanya pandemi yang melanda hampir seluruh dunia. Karena rentang waktunya yang berkepanjangan dan masih belum ada kejelasan kapan situasi akan membaik seperti semula, maka sudah sewajarnya jika berbagai sektor kehidupan melakukan berbagai penyesuaian. Virtual event atau yang disebut juga dengan event online merupakan salah satu penyesuaian yang jamak terjadi sekarang ini. Salah satu aplikasi yang paling banyak digunakan untuk event online ini adalah Zoom. Lalu, apa saja hal penting yang wajib diperhatikan ketika menyelenggarakan event online dengan Zoom?
Zoom merupakan aplikasi event online yang menjadi favorit banyak kalangan. Hal ini dikarenakan Zoom memiliki fitur yang cukup mudah dioperasikan dan mampu menampung banyak partisipan dalam sebuah event. Aplikasi yang memiliki shortcut berwarna dominan biru muda ini juga bisa dioperasikan melalui smartphone maupun laptop ataupun PC. Walaupun versi gratisnya sudah dianggap cukup memuaskan, akan tetapi anda bisa memilih versi berbayar untuk mendapatkan berbagai fitur yang lebih lengkap. Apalagi jika anda memang berniat untuk mengadakan event online yang sifatnya lebih penting. Sebelum anda merencanakan untuk mengadakan event online dengan Zoom, pastikan anda menyimak 3 poin penting untuk menyelenggarakan event online yang sukses berikut ini!
1. Buat Reminder dengan Fitur Schedule Meeting
Salah satu fitur yang disediakan oleh Zoom ini memungkinkan anda untuk mengatur jadwal penyelenggaraan event online. Dengan fitur ini, semua partisipan akan mengetahui hari, tanggal, topik, dan hal-hal lain yang berhubungan dengan event online yang akan diadakan. Ini juga akan meminimalisir keterlambatan peserta yang akan mengikuti event online. Untuk mengaktifkan fitur schedule Meeting, langkah pertama yang harus anda lakukan adalah sign in ke aplikasi Zoom. Kemudian pilih icon kalender dan klik pengaturan. Atur dan input semua informasi yang dibutuhkan seputar event online yang akan dilaksanakan. Jika semua informasi telah dimasukkan, klik ‘Schedule’.
.jpg)
2. Melakukan Briefing Teknis Sebelum Pelaksanaan Virtual Event
Karena event online dilaksanakan tanpa adanya kontak secara fisik, maka teknis pelaksanaan merupakan kunci suksesnya event yang yang anda selenggarakan. Seperti halnya event yang dilaksanakan secara offline, hendaknya event online juga memiliki rundown acara dan perencanaan yang baik. Pastikan semua partisipan yang terlibat dalam event ini memahami posisi dan perannya masing-masing. Mulai dari host, narasumber, hingga peserta yang mengikuti event. Membuat beberapa peraturan yang bersifat mengikat juga bisa menjadi ide yang menarik untuk memastikan teknis event yang anda adakan berjalan sesuai dengan rencana. Sebagai contoh, peserta dilarang menyebar link yang telah diberikan untuk mencegah ‘tamu yang tidak diundang’ selama pelaksanaan event.
3. Pastikan Semuanya Berjalan Lancar Selama Pelaksanaan
Setelah semua persiapan sudah dilaksanakan, maka hari pelaksanaan event online tentu saja akan menjadi tolak ukur kesuksesan event yang anda selenggarakan. Anda sebaiknya memantau langsung jalannya event online dan pastikan acara tersebut berjalan dengan kondusif. Jika diperlukan, pilih mode ‘Only Host’ bertujuan untuk mengatur pelaksanaan event secara keseluruhan. Memastikan bahwa partisipan yang hadir adalah audiens yang benar-benar berkepentingan juga merupakan langkah yang bijak untuk mencegah kekacauan yang mungkin bisa timbul. Matikan juga mode ‘transfer file’ sehingga kemungkinan penyebaran virus melalui event online juga bisa dicegah.
Demikianlah pembahasan mengenai 3 kunci penting untuk menyelenggarakan virtual event via Zoom yang sukses. Jika anda mengalami kesulitan untuk menyelenggarakan event online sendiri, jasa Event Organizer Jakarta Hanindo dapat membantu anda untuk membuat event online yang berkualitas dan mempunyai jaminan sukses yang lebih baik.
