Ketika menyelenggarakan sebuah acara, anda pasti menginginkan segala sesuatunya sempurna seperti yang anda inginkan. Di satu sisi anda ingin mempersiapkan segala sesuatunya sendiri agar acara yang berlangsung seperti yang anda harapkan, tetapi di satu sisi anda tidak memiliki cukup waktu dan tenaga untuk mempersiapkan itu semua. Disinilah pentingnya untuk merekrut sebuah EO handal yang anda percaya mengurus mulai dari proses persiapan sampai selesai acara.
Sebuah event organizer akan mewujudkan acara sesuai dengan arahan dan keinginan anda. Mereka memiliki cukup waktu dan tenaga untuk menghadirkan konsep yang anda inginkan. Pada umumnya sebuah EO memiliki jaringan relasi yang baik dengan berbagai vendor penyedia kebutuhan acara, sehingga peralatan dan perlengkapan acara bisa lebih mudah di dapatkan. Bahkan terkadang bisa lebih murah.
Tetapi anda harus berhati-hati dalam memilih rekan EO untuk acara anda. berikut beberapa tips untuk memilih EO handal agar acara anda sukses seperti yang anda inginkan:
1. Periksa Track Record EO Tersebut
Langkah pertama ketika memilih jasa EO adalah memeriksa track record-nya. Cari tahu bagaimana perjalanan karir EO tersebut dan apakah acara yang dikerjakannya sukses atau tidak. Selain itu penting untuk memeriksa apakah EO tersebut memiliki pemberitaan negatif atau tidak.
2. Portfolio
Ketika berdiskusi dengan sebuah EO, jangan lupa untuk meminta portofolio mereka. Dalam portofolio akan disajikan dokumentasi berbagai acara yang telah mereka kerjakan. Darisana anda bisa mengamati bagaimana kualitas hasil kerja EO tersebut.
3. Pilih Yang Berpengalaman
Di kota-kota besar, seperti Jakarta banyak sekali terdapat Event Organizer. Berbagai event organizer Jakarta ini memiliki kualitas dan harga yang berbeda-beda. Penting bagi anda untuk memilih yang sudah berpengalaman, karena semakin lama pengalaman sebuah EO maka bisa dipastikan kualitasnya semakin baik. Anda bisa memilih Hanindo sebagai EO berpengalaman dalam membantu perusahaan menyelenggarakan acara dari RUPS, product launching, sampai pada employee gathering.
4. Testimoni
Salah satu cara untuk mengetahui kualitas kerja sebuah EO handal adalah memeriksa testimoni dari orang yang pernah menggunakan jasa EO tersebut. Anda bisa bertanya kepada keluarga atau rekan barangkali diantara mereka atau kenalan mereka ada yang pernah menggunakan jasa EO tersebut. Selain itu anda juga bisa memerika media sosial milik EO tersebut dan mencari tahu bagaimana komentar di dalamnya.
5. Budget
Dalam memilih jasa EO, jangan lupa untuk memperhatikan kesediaan budget yang anda miliki. Dengan konsep yang anda inginkan, EO akan mematok suatu harga tertentu. Biasanya 2 EO yang berbeda dalam menangani sebuah konsep yang sama, akan memberikan harga yang berbeda. Pilihlah EO yang menawarkan harga paling bersahabat tetapi menawarkan konsep yang menarik.
6. Etos Kerja Yang Baik
Etos kerja baik yang dimaksud adalah mudahnya tim EO untuk diajak diskusi dan disiplin dalam bekerja. Mudah diajak diskusi adalah fleksibilitas waktu mereka untuk diajak diskusi, atau cepat lambatnya mereka merespon ketika anda menghubungi. Disiplin berarti apakah EO tersebut menepati jangka waktu atau deadline yang anda berikan.
7. Follow Up Report
Merupakan sebuah laporan dimana EO memberikan update atau laporan perkembangan persiapan yang dilakukan oleh tim event organizer. Laporan yang baik adalah sebuah laporan yang komunikatif dan informatif, sehingga anda bisa tenang dan sepenuhnya percaya kepada EO tersebut.
Itulah beberapa tips yang bisa anda ikuti untuk memilih EO handal untuk mengurus acara. Jangan sampai salah pilih rekan EO sehingga acara yang berlangsung tidak sesuai dengan keinginan anda, atau terdapat detail yang tidak diwujudkan. Memilih EO yang handal dan terpercaya di tahun 2020 akan membuat anda bangga dengan acara anda. Pastinya Anda bisa mempercayakan Hanindo untuk membantu perusahaan Anda dalam menyelenggarakan acara secara professional.
